Finance and Purchasing Officer

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. FINANCE & PETTY CASH

1. Mengelola petty cash perusahaan/pabrik sesuai batas kewenangan yang ditetapkan.

2. Melakukan pencatatan setiap penerimaan dan pengeluaran petty cash.

3. Memastikan setiap pengeluaran petty cash memiliki bukti transaksi yang sah.

4. Melakukan pemeriksaan kelengkapan nota, invoice, kuitansi, dan dokumen pendukung.

5. Membuat laporan penggunaan petty cash secara harian/mingguan/bulanan.

6. Melakukan cash opname secara berkala dan memastikan saldo fisik sesuai dengan catatan.

7. Mengajukan replenishment/pengisian kembali petty cash sesuai prosedur.

8. Melakukan rekonsiliasi antara transaksi fisik dengan pencatatan sistem.

9. Membantu proses pembayaran kepada vendor/supplier sesuai approval perusahaan.

10. Menyiapkan dokumen pembayaran dan memastikan pembayaran dilakukan kepada pihak yang benar.

11. Membantu monitoring hutang kepada vendor dan status pembayaran.

12. Membantu menyiapkan laporan keuangan dan administrasi finance yang dibutuhkan management.

B. ADMINISTRASI ACCURATE

1. Melakukan input transaksi keuangan dan pembelian ke dalam sistem Accurate.

2. Memastikan transaksi yang dimasukkan ke Accurate sesuai dengan dokumen sumber.

3. Melakukan input dan pemeliharaan data vendor/supplier.

4. Melakukan pencatatan purchase order, invoice, pembayaran dan transaksi terkait.

5. Memastikan tidak terjadi duplikasi transaksi.

6. Melakukan pengecekan kesesuaian antara:

   • Purchase Order

   • Surat Jalan

   • Invoice

   • Bukti penerimaan barang

   • Bukti pembayaran

7. Membantu melakukan rekonsiliasi data Accurate dengan dokumen fisik.

8. Menjaga keamanan username, password dan akses sistem Accurate.

9. Tidak memberikan akses sistem kepada pihak lain tanpa kewenangan.

10. Membantu proses closing administrasi finance setiap periode.

4. PURCHASING

A. Procurement / Pembelian

1. Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari departemen terkait.

2. Memastikan kebutuhan pembelian telah mendapatkan approval sesuai matriks kewenangan.

3. Mencari supplier/vendor sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Meminta quotation dari beberapa vendor untuk mendapatkan perbandingan harga dan kondisi pembelian.

5. Membuat perbandingan:

   • Harga

   • Spesifikasi

   • Lead time

   • MOQ

   • Payment term

   • Garansi

   • Kualitas

   • Delivery

6. Menyiapkan Purchase Order (PO) sesuai hasil persetujuan.

7. Melakukan follow-up PO sampai barang diterima.

8. Memastikan barang datang sesuai:

   • Spesifikasi

   • Quantity

   • Waktu pengiriman

   • Kondisi barang

9. Berkoordinasi dengan Warehouse, Production, QC, Engineering dan departemen terkait mengenai kebutuhan material/barang.

10. Menyelesaikan permasalahan pembelian seperti keterlambatan, kekurangan barang, kerusakan atau ketidaksesuaian barang.

5. VENDOR MANAGEMENT

1. Melakukan pencarian vendor baru sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Membuat database vendor/supplier.

3. Melakukan pengumpulan dokumen vendor, antara lain:

   • NIB

   • NPWP

   • Legalitas perusahaan

   • Rekening bank

   • Quotation

   • Company profile

   • Sertifikat yang relevan

   • Dokumen pendukung lainnya

4. Melakukan evaluasi awal terhadap vendor.

5. Membandingkan harga dan kualitas vendor secara berkala.

6. Membantu melakukan vendor qualification/evaluation bersama departemen terkait apabila diperlukan.

7. Menjaga database vendor tetap akurat dan terkini.

8. Memastikan perubahan rekening/vendor harus melalui proses verifikasi dan approval.

9. Menghindari konflik kepentingan dalam pemilihan vendor.

10. Menjaga kerahasiaan harga, quotation dan negosiasi vendor.

6. COST CONTROL

1. Membantu mencari peluang penghematan biaya pembelian.

2. Melakukan price comparison sebelum pembelian.

3. Monitoring perubahan harga material/barang.

4. Membantu melakukan negosiasi harga, payment term dan delivery term.

5. Membandingkan harga pembelian aktual dengan histori pembelian.

6. Mengidentifikasi pembelian yang tidak efisien.

7. Menyampaikan informasi kenaikan harga kepada management.

8. Membantu monitoring budget purchasing.

9. Tidak melakukan pembelian di luar budget/approval tanpa persetujuan berwenang.

7. PENGELOLAAN DOKUMEN CONFIDENTIAL

Bertanggung jawab membantu pengendalian dokumen perusahaan yang bersifat rahasia, terutama yang berkaitan dengan Finance dan Purchasing.

Dokumen confidential dapat mencakup:

• Harga pembelian

• Quotation vendor

• Kontrak/vendor agreement

• Data rekening perusahaan

• Data rekening vendor

• Informasi pembayaran

• Data cash flow

• Data gaji/kompensasi apabila diberikan kewenangan

• Dokumen legal perusahaan

• Data costing produk

• Harga jual/margin

• Data supplier

• Purchase agreement

• Dokumen investasi mesin

• Informasi keuangan perusahaan

• Dokumen strategis management

Tanggung jawab:

1. Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen perusahaan.

2. Membatasi akses dokumen berdasarkan kewenangan.

3. Menyimpan dokumen fisik dan elektronik secara aman.

4. Tidak mengirimkan dokumen confidential melalui media pribadi tanpa izin.

5. Tidak membagikan harga, quotation atau informasi vendor kepada pihak yang tidak berkepentingan.

6. Memastikan dokumen confidential memiliki kontrol akses yang sesuai.

7. Menjaga keamanan file digital dan password.

8. Melakukan filing dan document traceability.

9. Melaporkan kehilangan atau kebocoran dokumen kepada atasan/management.

8. ADMINISTRASI & REPORTING

Membuat dan memelihara:

1. Petty Cash Report

2. Cash Advance Report

3. Payment Request

4. Vendor Database

5. Purchase Request

6. Purchase Order

7. Quotation Comparison

8. Purchase Monitoring

9. Outstanding PO

10. Outstanding Invoice

11. Vendor Evaluation

12. Monthly Purchasing Report

13. Monthly Finance Report

14. Cash Reconciliation

15. Dokumen pembayaran