Admin Sales

Deskripsi Pekerjaan

PT Hefram Asasta Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Water Treatment, menyediakan produk, material, chemical, peralatan, serta solusi pengolahan air bersih dan air limbah.

Kami membuka kesempatan bagi kandidat yang teliti, terorganisir, bertanggung jawab, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik untuk bergabung sebagai Admin Sales.

Posisi ini bertanggung jawab dalam mendukung aktivitas administrasi penjualan, memastikan kelengkapan dan ketepatan dokumen transaksi, mengelola data pesanan pelanggan, serta membantu koordinasi antara tim Sales, Procurement, Warehouse, dan Finance.

Tanggung Jawab Pekerjaan (Job Descriptions)

1. Mengelola administrasi penjualan mulai dari penerimaan pesanan hingga penyelesaian dokumen transaksi.

2. Membuat, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen penjualan seperti Quotation, Sales Order (SO), Invoice, Delivery Order (DO), dan dokumen pendukung lainnya.

3. Memastikan kesesuaian Purchase Order (PO) pelanggan dengan penawaran harga, spesifikasi produk, jumlah, serta ketentuan transaksi.

4. Melakukan input dan pembaruan data transaksi penjualan melalui sistem Accurate maupun spreadsheet perusahaan.

5. Memantau status pesanan pelanggan dan memastikan kelengkapan administrasi sebelum proses pengiriman.

6. Berkoordinasi dengan tim Sales, Procurement, Warehouse, dan Finance terkait pesanan, stok, dokumen, dan status transaksi.

7. Mengelola database pelanggan, riwayat transaksi, serta pengarsipan dokumen secara sistematis.

8. Memastikan ketepatan informasi harga, jumlah barang, alamat pengiriman, dan data pelanggan dalam setiap dokumen transaksi.

9. Membantu monitoring pesanan yang sedang diproses, tertunda, maupun telah selesai.

10. Menyusun laporan administrasi penjualan secara harian, mingguan, dan bulanan.

11. Membantu tim Sales dalam menyiapkan kebutuhan dokumen pelanggan dan administrasi penawaran.

12. Melakukan pengecekan serta tindak lanjut terhadap dokumen yang belum lengkap untuk menghindari kesalahan proses transaksi.