Office Administration / Sales Administration – Alat Kesehatan

Office Administration / Sales Administration – Medical Device

Administrasi Kantor, Koordinasi Sales & Order Follow-up

Lokasi: Jakarta barat

Tipe Pekerjaan: Full-time

Industri: Alat Kesehatan / Medical Device

⸻

Deskripsi Pekerjaan

Kami adalah perusahaan distributor alat kesehatan yang sedang berkembang dan berfokus pada produk-produk medis dan surgical consumables.

Saat ini kami membuka kesempatan bagi kandidat yang teliti, bertanggung jawab, komunikatif, dan memiliki kemampuan koordinasi yang baik untuk bergabung sebagai Office Administration / Sales Administration.

Posisi ini terutama bertanggung jawab dalam mendukung aktivitas tim sales, melakukan koordinasi dengan pelanggan dan internal perusahaan, serta menangani administrasi dan follow-up pesanan hingga proses pengiriman selesai.

⸻

Tanggung Jawab Utama

* Membantu administrasi dan pekerjaan operasional tim Sales / Medical Representative.

* Melakukan follow-up pesanan pelanggan, mulai dari penerimaan order, konfirmasi stok dan harga, hingga proses pengiriman.

* Berkoordinasi dengan Sales, gudang, logistik, dan bagian terkait untuk memastikan pesanan diproses dengan tepat dan tepat waktu.

* Menyiapkan dan mengelola dokumen penjualan seperti quotation, Purchase Order (PO), invoice, surat jalan, dan dokumen terkait lainnya.

* Melakukan pencatatan dan monitoring status order pelanggan serta memastikan setiap order ditindaklanjuti sampai selesai.

* Berkomunikasi dengan rumah sakit, distributor, pelanggan, dan pihak terkait untuk konfirmasi pesanan, pengiriman, pembayaran, dan kebutuhan administrasi lainnya.

* Membantu Sales dalam menyiapkan data pelanggan, daftar harga, informasi produk, serta dokumen pendukung penjualan.

* Melakukan input dan update data penjualan, customer, stok, dan order secara rutin.

* Membantu koordinasi kebutuhan administrasi terkait rumah sakit, termasuk dokumen vendor, e-Katalog, tender, dan dokumen pengadaan apabila diperlukan.

* Membuat rekap laporan penjualan, order, pengiriman, dan aktivitas administrasi secara berkala.

* Menjaga kerapihan dan kelengkapan dokumen perusahaan serta arsip administrasi penjualan.

* Melakukan tugas administrasi dan koordinasi lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

⸻

Kualifikasi & Persyaratan

* Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang relevan lainnya.

* Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Administrasi, Sales Administration, Customer Service, Order Processing, atau posisi terkait.

* Pengalaman di perusahaan alat kesehatan / medical device / pharmaceutical menjadi nilai tambah.

* Memahami proses administrasi penjualan dan follow-up order menjadi nilai tambah.

* Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan Sales, pelanggan, rumah sakit, gudang, dan pihak terkait lainnya.

* Teliti dalam menginput data, memeriksa dokumen, harga, jumlah barang, dan detail pesanan.

* Mampu menggunakan Microsoft Office, terutama Excel dan Word dengan baik.

* Mampu mengelola beberapa pekerjaan dan melakukan follow-up secara teratur.

* Memiliki kemampuan bahasa Indonesia yang baik, baik lisan maupun tulisan.

* Kemampuan bahasa Inggris atau Mandarin menjadi nilai tambah.

* Bertanggung jawab, disiplin, proaktif, teliti, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

* Bersedia belajar mengenai produk dan proses bisnis alat kesehatan.

⸻

Keterampilan yang Dibutuhkan

* Sales Administration

* Order Processing & Follow-up

* Customer Coordination

* Microsoft Excel & Word

* Document Management

* Data Entry & Reporting

* Communication & Coordination

* Time Management

* Attention to Detail

⸻

Nilai Tambah

* Memiliki pengalaman bekerja di perusahaan distributor alat kesehatan.

* Memiliki pengalaman menangani order rumah sakit atau pelanggan institusi.

* Memahami dokumen PO, quotation, invoice, surat jalan, dan proses pengiriman.

* Memahami dasar proses pengadaan rumah sakit atau e-Katalog.

* Memiliki pengalaman membantu tim Sales / Medical Representative.

Fasilitas & Keuntungan

* Gaji Pokok Kompetitif sesuai dengan pengalaman dan kualifikasi.

* Bonus / Insentif Tim berdasarkan kinerja dan pencapaian perusahaan.

* BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

* Pelatihan Produk & Pengembangan Kompetensi untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kerja.

* Kesempatan Pengembangan Karir seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.

* Lingkungan Kerja yang Profesional, Dinamis & Suportif, dengan kesempatan untuk belajar, berkembang, dan membangun karir bersama perusahaan.