Konsultan Strategi Komunikasi

I. Latar Belakang

Yayasan Penguatan Partisipasi, Inisiatif dan Kemitraan Masyarakat (YAPPIKA) adalah organisasi nirlaba yang telah berkiprah sejak 1991 di Indonesia, bekerja untuk advokasi kebijakan dan perbaikan layanan publik di Indonesia. YAPPIKA memiliki misi untuk memerangi kemiskinan dan ketidakadilan yang dilakukan bersama-sama masyarakat melalui kerja sama dengan organisasi nirlaba tingkat nasional dan kabupaten/kota serta pemerintah terkait untuk mendukung kerja-kerja dalam mendorong kebijakan pemerintah dalam meningkatkan pelayanan publik.  Pada 2016, YAPPIKA menjadi anggota Federasi ActionAid Internasional. YAPPIKA-ActionAid memiliki misi yang beririsan, yaitu memerangi kemiskinan dan ketidakadilan. Misi tersebut dilakukan bersama-sama masyarakat.  

YAPPIKA-ActionAid saat ini menjalankan sejumlah program dengan isu, pendekatan, target audiens, dan kebutuhan komunikasi yang beragam. Namun, hingga saat ini YAPPIKA-ActionAid belum memiliki strategi komunikasi yang formal dan terintegrasi sebagai acuan bersama dalam mengelola komunikasi organisasi maupun program. Kondisi tersebut berdampak pada belum optimalnya pemanfaatan berbagai momentum, capaian, isu, dan cerita dari program untuk dikomunikasikan kepada publik dan pemangku kepentingan. Dalam sejumlah kasus, informasi mengenai kegiatan atau momentum program belum dapat dikelola dan direncanakan sebagai bagian dari komunikasi karena belum adanya mekanisme dan alur kerja yang terintegrasi antara tim program dan fungsi komunikasi. 

Melalui rangkaian pertemuan bilateral dengan masing-masing PIC program, juga muncul berbagai kebutuhan dan gagasan terkait komunikasi. Beberapa program memiliki kebutuhan terhadap produk komunikasi atau kanal tertentu, termasuk ketertarikan untuk mengembangkan kanal komunikasi tersendiri seperti akun Instagram, podcast, atau kanal digital lainnya. Kebutuhan tersebut perlu dipetakan secara strategis agar pengembangan produk dan kanal komunikasi didasarkan pada tujuan komunikasi, karakter audiens, kebutuhan konten, serta kapasitas pengelolaannya. 

Di sisi lain, pengelolaan kanal komunikasi YAPPIKA-ActionAid yang sudah ada juga perlu diperkuat. Salah satu persoalan yang cukup terlihat adalah kondisi akun Instagram utama YAPPIKA-ActionAid yang belum memiliki pola publikasi dan positioning konten yang konsisten. Beragam konten dan kolaborasi yang masuk juga perlu ditinjau kembali agar keberadaan setiap kanal dapat mendukung arah komunikasi organisasi secara lebih terencana dan terintegrasi. 

YAPPIKA-ActionAid juga telah memiliki sejumlah aset dan kanal komunikasi yang dapat dievaluasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan, termasuk kemungkinan pemanfaatan kembali atau pengembangan kanal lain seperti @publiccampaigner. Namun, keputusan mengenai fungsi, positioning, maupun pengembangan kanal tersebut perlu didasarkan pada hasil pemetaan dan rekomendasi strategis, bukan pada asumsi awal terhadap platform tertentu. 

Sebagai bagian dari federasi ActionAid, YAPPIKA-ActionAid memiliki rujukan Federation Communications Strategy 2026–2029. Strategi komunikasi YAPPIKA-ActionAid yang akan disusun diharapkan selaras dengan arah komunikasi federasi, namun tetap relevan dengan konteks Indonesia, karakter organisasi, kebutuhan program, target audiens, serta kapasitas internal YAPPIKA-ActionAid. 

Oleh karena itu, YAPPIKA-ActionAid membutuhkan dukungan konsultan untuk melakukan pemetaan kondisi komunikasi saat ini dan menyusun strategi komunikasi yang dapat menjadi acuan bersama. Strategi tersebut diharapkan tidak hanya memberikan arah komunikasi organisasi, tetapi juga membantu YAPPIKA-ActionAid menentukan produk komunikasi, kanal yang relevan, tata kelola dan alur kerja komunikasi, kebutuhan identitas visual, serta kebutuhan kapasitas tim komunikasi untuk mendukung implementasinya. 

Untuk mendukung proses kerja konsultan, YAPPIKA-ActionAid telah memiliki beberapa bahan awal, antara lain: 

• Country Strategy Paper (CSP) YAPPIKA-ActionAid 2026-2031, sebagai rujukan utama arah strategis organisasi dalam lima tahun ke depan. 
• Federation Communications Strategy 2026–2029 sebagai rujukan untuk memastikan alignment dengan strategi komunikasi federasi.
• Rangkuman hasil pertemuan bilateral dengan tim program terkait kebutuhan dan tantangan komunikasi.  
• Draf Editorial Plan dan Kalender Konten yang telah mulai disusun.
• Kanal dan aset komunikasi YAPPIKA-ActionAid yang saat ini digunakan.  

Bahan-bahan tersebut dapat digunakan sebagai landasan awal dalam proses pemetaan dan penyusunan strategi komunikasi. 

II. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk: 

1. Menyusun dan menghasilkan dokumen strategi komunikasi YAPPIKA-ActionAid yang sesuai dengan konteks dan kebutuhan organisasi serta selaras dengan arah komunikasi ActionAid. 
2. Merumuskan positioning, narrative, key messages, tujuan, dan arah komunikasi YAPPIKA-ActionAid. 
3. Memetakan target audiens dan pemangku kepentingan yang relevan bagi kebutuhan komunikasi YAPPIKA-ActionAid. 
4. Memetakan kebutuhan dan jenis produk komunikasi yang dapat mendukung komunikasi organisasi dan program. 
5. Menyusun tata kelola serta alur kerja komunikasi antara tim program, komunikasi, fundraising, campaigns, dan fungsi terkait. 
6. Melakukan review dan memberikan rekomendasi penyempurnaan terhadap identitas visual dasar YAPPIKA-ActionAid.   

III. Ruang Lingkup Kerja

1. Penyusunan Strategi Komunikasi

Konsultan menyusun dokumen Strategi Komunikasi YAPPIKA-ActionAid dengan mengacu pada Country Strategy Paper (CSP) 2026-2031, Federation Communication Strategy dan konteks eksternal yang berkembang saat ini. 

Strategi komunikasi setidaknya mencakup: 

• Tujuan komunikasi dan positioning YAPPIKA-ActionAid.
• Narrative atau arah cerita besar organisasi, termasuk arah komunikasi untuk tematik prioritas dan organizational prioritas.
• Target audiens dan pemangku kepentingan.
• Key messages. 
• Prinsip komunikasi dan tone of voice. 
• Identitas visual dasar YAPPIKA-ActionAid, termasuk panduan branding and visibility. Bagian ini diharapkan mampu menyempurnakan identitas visual yang telah dimiliki YAPPIKA-ActionAid dan bukan merupakan proses rebranding secara menyeluruh.
• Strategi komunikasi lintas kanal.  

2. Penyusunan Tata Kelola dan Alur Kerja Komunikasi

Konsultan menyusun rekomendasi tata kelola dan alur kerja (workflow) komunikasi, antara tim program, komunikasi, fundraising, campaigns, dan fungsi terkait di dalam menghasilkan produk komunikasi/kampanye mencakup antara lain: 

• Mekanisme pengumpulan material komunikasi dari implementasi program maupun kegiatan organisasi lainnya.
• Mekanisme penyusunan dan persetujuan editorial plan.
• Mekanisme proses kreatif konten komunikasi (termasuk mekanisme review dan persetujuan).
• Mekanisme publikasi dan distribusi.
• Mekanisme khusus seperti panduan kolaborasi publikasi atau kampanye dengan pihak eksternal.
• Mekanisme pengelolaan database (communication material bank), baik bahan dasar maupun yang telah dipublikasikan.
• Mekanisme monitoring dan evaluasi, termasuk metrik atau indikator kinerja yang direkomendasikan. 

3. Pemetaan Produk Komunikasi

Konsultan memetakan jenis dan kebutuhan produk komunikasi yang relevan untuk mendukung kebutuhan organisasi dan program. 

Pemetaan dapat mencakup, namun tidak terbatas pada: 

• Konten media sosial
• Artikel dan publikasi
• Campaign content
• Video dan short-form content
• Podcast
• Media materials
• Storytelling berbasis program dan komunitas
• Produk komunikasi untuk stakeholder, donor, dan publik

Rekomendasi produk komunikasi diharapkan mampu mempertegas perbedaan spesifik masing-masing produk khususnya dikaitkan dengan tujuan serta strategi komunikasi. 

IV. Keluaran/Deliverables

Konsultan diharapkan menghasilkan:

1. Dokumen Strategi Komunikasi YAPPIKA-ActionAid yang dapat digunakan sebagai acuan pengelolaan komunikasi organisasi dan program.
2. Rekomendasi Tata Kelola dan Alur Kerja Komunikasi, termasuk dan tidak terbatas pada pembagian peran dan tanggung jawab, mekanisme koordinasi, produksi, persetujuan, publikasi, pengelolaan materi komunikasi, monitoring dan evaluasi, serta kebutuhan kapasitas dan sumber daya komunikasi.
3. Pemetaan dan Rekomendasi Produk serta Kanal Komunikasi, termasuk dan tidak terbatas pada fungsi, positioning, target audiens, jenis konten, kebutuhan pengelolaan, serta potensi pengembangan kanal berdasarkan kebutuhan organisasi dan program.
4. Rekomendasi Penguatan Komunikasi Digital dan Identitas Visual, termasuk dan tidak terbatas pada rekomendasi pengelolaan kanal digital, konsistensi identitas visual, serta penyempurnaan aset dan materi komunikasi berdasarkan hasil audit.

V. Timeline Pelaksanaan

Tahap

Kegiatan

Target Waktu Pelaksanaan

1

Pengumuman bidding & penerimaan proposal 

16-21 September 2026 

2

Proses penilaian proposal di internal 

22-24 September

3

Pengumuman konsultan/vendor terpilih 

25 September

4

Kick-off dan penyelarasan kebutuhan serta pengumpulan bahan awal 

28 September

5

Review dan penyusunan draf strategi komunikasi serta rekomendasi 

29 September-9 Oktober

6

Presentasi dan validasi internal (workshop) 

12-14 Oktober

7

Finalisasi dokumen dan penyerahan seluruh keluaran 

15-18 Oktober

Timeline dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan dan proses kerja yang disepakati bersama.

VI. Proses Seleksi Konsultan

Rekrutmen konsultan akan dilakukan melalui mekanisme open bidding. 

Tahapan seleksi meliputi: 

1. Pengumuman dan distribusi TOR
2. Pengumpulan proposal teknis dan proposal biaya
3. Evaluasi proposal
4. Wawancara dan/atau presentasi proposal apabila diperlukan
5. Penetapan konsultan terpilih
6. Penandatanganan kontrak dan kick-off pekerjaan.  

Jadwal pelaksanaan setiap tahapan akan ditentukan kemudian sesuai dengan proses pengadaan YAPPIKA-ActionAid. 

VII. Kualifikasi Konsultan

Konsultan yang diharapkan memiliki kualifikasi sebagai berikut::

• Memiliki pengalaman dalam penyusunan strategi komunikasi, khususnya untuk organisasi, lembaga non-profit, atau NGO
• Memiliki pengalaman dalam komunikasi organisasi dan/atau komunikasi program
• Memiliki pengalaman melakukan audit dan penyusunan strategi kanal digital atau media sosial
• Memahami pengembangan target audiens, persona, dan strategi komunikasi
• Memiliki pengalaman dalam penyusunan tata kelola atau workflow komunikasi
• Memiliki pemahaman mengenai branding, identitas visual, dan konsistensi komunikasi
• Memiliki kemampuan melakukan analisis kebutuhan dan menerjemahkannya menjadi rekomendasi yang operasional
• Memahami isu pembangunan sosial, hak asasi manusia, keadilan sosial, atau isu terkait
• Mampu bekerja secara kolaboratif dengan berbagai fungsi dalam organisasi dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan timeline yang disepakati.  

VIII. Pengajuan Proposal

Konsultan individu/tim dapat mengajukan proposal penawaran sesuai lingkup kerja dan keluaran yang diharapkan termasuk:  

1. Profile perusahaan atau profil individu/anggota tim yang terlibat (jika mengajukan dalam tim) dan portfolio 
2. Rancangan anggaran biaya 
3. Timeline 

Proposal penawaran dikirimkan melalui email kepada YAPPIKA-ActionAid, dengan alamat tujuan ke procurement@yappika-actionaid.or.id paling lambat 18 September 2026 dengan subject: Proposal Penawaran Strategi Komunikasi YAPPIKA-ActionAid_[Nama konsultan/tim] 

IX. Anggaran

Alokasi anggaran untuk pelaksanaan kegiatan ini akan bersumber dari biaya operasional YAPPIKA-ActionAid.  

X. Pelaporan dan Koordinasi

Konsultan akan berkoordinasi dengan Communication Coordinator YAPPIKA-ActionAid dan bekerja secara kolaboratif dengan tim serta fungsi terkait selama proses pelaksanaan. 

Mekanisme pelaporan, koordinasi, dan persetujuan keluaran akan disepakati pada saat kick-off pekerjaan.