General Affair Supervisor

Ringkasan Jabatan (Job Summary)

General Affair Supervisor bertanggung jawab merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi seluruh kegiatan umum perusahaan agar operasional kantor, workshop, dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek interior berjalan lancar, aman, efisien, dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Posisi ini mencakup pengelolaan fasilitas dan aset perusahaan, pengadaan barang/jasa umum, pengelolaan vendor, pengurusan perizinan dan dokumen legal, pengelolaan kendaraan operasional, penerapan keamanan dan K3, serta supervisi tim pendukung. General Affair Supervisor juga berperan sebagai penghubung perusahaan dengan pengelola gedung, vendor, dan instansi terkait, sekaligus menjaga pengendalian biaya operasional umum.

C. Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)

1. Pengelolaan Fasilitas, Gedung & Lingkungan Kerja

•     Memastikan seluruh fasilitas kantor, ruang meeting, showroom/mock-up area, gudang, dan workshop berada dalam kondisi layak, bersih, rapi, dan siap digunakan setiap saat.

•     Merencanakan dan mengawasi pekerjaan pemeliharaan preventif maupun perbaikan atas instalasi listrik, AC, plumbing, jaringan internet/telepon, penerangan, dan sarana penunjang lainnya.

•     Mengelola utilitas kantor (listrik, air, internet, telepon) termasuk pemantauan pemakaian, verifikasi tagihan, dan upaya efisiensi biaya.

•     Mengelola administrasi sewa gedung/kantor, service charge, serta menjaga hubungan baik dengan pengelola gedung.

•     Mengatur tata letak (layout) ruang kerja, relokasi, dan penambahan ruang mengikuti pertumbuhan jumlah karyawan.

2. Pengelolaan Aset & Inventaris Perusahaan

•     Menyusun dan memutakhirkan daftar aset perusahaan (furniture, perangkat kerja, peralatan kerja proyek, perlengkapan kantor) lengkap dengan nomor aset, lokasi, dan penanggung jawab.

•     Melaksanakan stock opname aset dan inventaris secara berkala serta menyusun laporan hasil pemeriksaan kepada manajemen.

•     Mengatur proses peminjaman, serah terima, mutasi, perbaikan, hingga penghapusan (disposal) aset sesuai prosedur perusahaan.

•     Mengendalikan persediaan ATK, perlengkapan pantry, seragam kerja, serta Alat Pelindung Diri (APD) untuk tim lapangan.

•     Mengelola administrasi asuransi aset dan kendaraan perusahaan, termasuk proses klaim bila terjadi kerusakan atau kehilangan.

3. Pengadaan Umum, Vendor & Kontrak

•     Melakukan pengadaan kebutuhan umum (non-proyek) mulai dari permintaan penawaran, perbandingan harga, negosiasi, hingga penerbitan Purchase Order.

•     Menyeleksi, mengevaluasi, dan membina vendor/supplier jasa umum: cleaning service, keamanan, ekspedisi, katering, percetakan, dan penyedia jasa perawatan gedung.

•     Menyusun serta memantau masa berlaku kontrak dan perjanjian kerja sama vendor, dan memastikan perpanjangan dilakukan tepat waktu.

•     Memverifikasi kesesuaian barang/jasa yang diterima terhadap PO dan kontrak, serta memproses dokumen penagihan bersama tim Finance.

•     Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, harga, dan tingkat pelayanan.

4. Perizinan, Legalitas & Kepatuhan

•     Mengurus dan memperbarui perizinan serta dokumen legal perusahaan (NIB, izin usaha, izin operasional, domisili, sertifikasi terkait) agar tidak melewati masa berlaku.

•     Mengurus perizinan pendukung pelaksanaan proyek: izin kerja gedung (work permit), izin bongkar-muat, akses pekerja, dan izin kerja di luar jam operasional gedung.

•     Menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah setempat, pengelola gedung, serta lingkungan sekitar kantor (RT/RW, kelurahan).

•     Menyimpan dan mengadministrasikan dokumen legal perusahaan secara tertib, aman, dan mudah ditelusuri.

•     Memastikan pelaksanaan kegiatan umum perusahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan internal yang berlaku.

5. Kendaraan Operasional, Ekspedisi & Perjalanan Dinas

•     Mengelola kendaraan operasional perusahaan: penjadwalan pemakaian, servis berkala, perpanjangan STNK/KIR, pajak, dan pemantauan biaya bahan bakar.

•     Mengatur jadwal driver dan pengiriman material, sampel, maupun dokumen ke lokasi proyek dan klien.

•     Mengoordinasikan pengiriman barang melalui pihak ekspedisi dan memastikan barang diterima tepat waktu dan dalam kondisi baik.

•     Mengatur akomodasi, transportasi, dan administrasi perjalanan dinas karyawan, termasuk penyelesaian pertanggungjawaban biaya.

6. Keamanan, Kebersihan & Keselamatan Kerja (K3)

•     Mengawasi pelaksanaan tugas satuan pengamanan dan petugas kebersihan agar sesuai standar dan jadwal yang ditetapkan.

•     Menyelenggarakan penerapan K3 di lingkungan kantor dan workshop: ketersediaan APAR, jalur evakuasi, kotak P3K, rambu keselamatan, dan simulasi keadaan darurat.

•     Memastikan ketersediaan dan penggunaan APD yang sesuai bagi tim yang bekerja di area produksi maupun lokasi proyek.

•     Menangani kejadian darurat, gangguan keamanan, atau kecelakaan kerja, serta menyusun laporan insiden dan tindakan pencegahannya.

7. Supervisi Tim & Dukungan Operasional

•     Memimpin, membagi tugas, dan mengawasi kinerja tim GA beserta staf pendukung (office boy, driver, security, teknisi).

•     Menyusun jadwal kerja, jadwal piket, dan pengaturan lembur tim pendukung sesuai kebutuhan operasional.

•     Melakukan pembinaan, penilaian kinerja, dan pengembangan kompetensi anggota tim.

•     Memberikan dukungan fasilitas untuk kegiatan perusahaan: rapat klien, presentasi desain, kunjungan tamu, gathering, dan acara internal.

•     Bekerja sama dengan tim HR dalam kegiatan administrasi umum karyawan, seperti dukungan pelaksanaan medical check-up, seragam, dan fasilitas karyawan.

8. Anggaran, Administrasi & Pelaporan

•     Menyusun usulan anggaran tahunan dan bulanan departemen GA serta mengendalikan realisasi belanja agar sesuai anggaran.

•     Mengelola petty cash GA dan menyiapkan pertanggungjawaban biaya secara tepat waktu dan akuntabel.

•     Menyusun laporan berkala: biaya operasional kantor, kondisi aset, kinerja vendor, status perizinan, dan pemakaian kendaraan.

•     Menyusun, menerapkan, dan memperbarui SOP serta formulir kerja bidang General Affair.

•     Mengusulkan inisiatif efisiensi biaya dan perbaikan proses tanpa menurunkan mutu layanan pendukung.

D. Persyaratan & Kualifikasi (Requirements)

Kualifikasi Wajib

•     Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Hukum, Teknik Sipil/Arsitektur, atau Teknik Industri.

•     Pengalaman minimal 4 tahun di bidang General Affair, dengan sekurang-kurangnya 2 tahun pada posisi Supervisor/Senior. Pengalaman di industri konstruksi, interior fit-out, kontraktor, atau manufaktur menjadi nilai lebih.

•     Menguasai pengelolaan fasilitas, aset, vendor, perizinan, serta administrasi umum perusahaan.

•     Memahami proses pengurusan izin kerja gedung (work permit) dan koordinasi dengan pengelola gedung untuk kebutuhan proyek.

•     Memahami dasar-dasar K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja); memiliki sertifikat Ahli K3 Umum menjadi nilai tambah.

•     Mampu bernegosiasi dengan vendor dan mengendalikan biaya operasional secara efektif.

•     Mahir mengoperasikan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint); terbiasa menyusun laporan berbasis data.

•     Memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik serta berpengalaman menyupervisi tim pendukung.

•     Teliti, jujur, bertanggung jawab, cekatan, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.

•     Mampu berkomunikasi dan menyusun korespondensi dalam Bahasa Indonesia dengan baik; kemampuan Bahasa Inggris dasar hingga menengah menjadi nilai tambah.

•     Memiliki SIM A dan/atau SIM C yang masih berlaku, serta bersedia melakukan mobilitas ke lokasi proyek.

•     Bersedia bekerja di luar jam kerja normal apabila dibutuhkan (kondisi darurat atau pelaksanaan pekerjaan di luar jam operasional gedung).

Kompetensi & Karakter yang Diharapkan

•     Kemampuan perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan prioritas pekerjaan yang kuat.

•     Berorientasi pada penyelesaian masalah (problem solver) dan sigap dalam situasi mendesak.

•     Kemampuan komunikasi dan koordinasi lintas departemen serta dengan pihak eksternal.

•     Integritas tinggi dalam pengelolaan aset, anggaran, dan hubungan dengan vendor.

•     Berorientasi pada pelayanan (service oriented) terhadap kebutuhan internal perusahaan.

•     Teliti pada detail, terutama dalam pengelolaan dokumen, kontrak, dan masa berlaku perizinan.

E. Indikator Kinerja Utama (KPI)

Indikator Kinerja Utama

Target / Ukuran Keberhasilan

Ketersediaan & kesiapan fasilitas kantor

Tidak ada gangguan operasional yang berulang; keluhan fasilitas ditangani sesuai SLA

Ketepatan masa berlaku perizinan & kontrak

100% izin dan kontrak diperpanjang sebelum jatuh tempo

Akurasi data aset

Selisih hasil stock opname maksimal sesuai batas toleransi perusahaan

Pengendalian biaya GA

Realisasi biaya berada dalam anggaran yang disetujui

Kinerja vendor

Hasil evaluasi vendor berkala mencapai nilai minimal yang ditetapkan

Keselamatan kerja

Nihil kecelakaan kerja (zero accident) di lingkungan kantor dan workshop

F. Hubungan Kerja

•     Internal: HR, Finance & Accounting, Purchasing/Procurement, Project & Site Team, Design Team, Workshop/Produksi, Manajemen.

•     Eksternal: Pengelola gedung, vendor dan supplier jasa umum, ekspedisi, perusahaan asuransi, bengkel/servis kendaraan, instansi pemerintah setempat.

G. Catatan Lamaran

Kandidat yang memenuhi kualifikasi dipersilakan mengirimkan CV terbaru, surat lamaran, pas foto berwarna terkini, serta mencantumkan ekspektasi gaji. Hanya kandidat yang memenuhi syarat yang akan dihubungi untuk mengikuti proses seleksi lebih lanjut.

Dokumen ini disusun sebagai acuan uraian jabatan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan serta struktur organisasi perusahaan.