Building Supervisor

JOB DESCRIPTION

BUILDING Supervisor KOS-KOSAN

Tujuan Jabatan

Building Manager bertanggung jawab memastikan seluruh bangunan kos beroperasi dengan aman, bersih, tertib, dan nyaman. Posisi ini mengawasi kondisi fasilitas, pekerjaan teknisi dan vendor, pelayanan tenant, keamanan, kebersihan, serta biaya operasional bangunan.

Tanggung Jawab Utama

1. Pengelolaan Gedung dan Fasilitas

• Memeriksa kondisi bangunan dan fasilitas secara rutin.

• Memastikan listrik, air, pompa, toren, AC, Wi-Fi, CCTV, akses pintu, penerangan, saluran air, dan fasilitas umum berfungsi dengan baik.

• Menyusun jadwal perawatan rutin dan perbaikan fasilitas.

• Mengidentifikasi kerusakan sejak dini agar tidak berkembang menjadi kerusakan besar.

• Memastikan kamar siap digunakan sebelum tenant baru masuk.

• Melakukan pemeriksaan kamar setelah tenant keluar.

• Menjaga inventaris, peralatan, kunci, dan aset milik perusahaan.

2. Penanganan Keluhan Tenant

• Menerima, mencatat, dan menindaklanjuti keluhan tenant.

• Menentukan tingkat urgensi setiap keluhan atau kerusakan.

• Memastikan keluhan darurat segera ditangani, terutama terkait listrik, kebocoran, air, keamanan, dan akses kamar.

• Memberikan informasi perkembangan penyelesaian kepada tenant.

• Menjaga komunikasi yang sopan, tegas, dan profesional.

• Mencatat riwayat keluhan dan perbaikan setiap kamar.

3. Kebersihan dan Kerapian

• Mengawasi pekerjaan petugas kebersihan.

• Memastikan koridor, tangga, dapur bersama, kamar mandi umum, area makan, halaman, dan area komunal selalu bersih.

• Memastikan sampah dibuang sesuai jadwal.

• Menjaga lorong dan jalur evakuasi bebas dari barang pribadi tenant.

• Melakukan pemeriksaan kebersihan menggunakan checklist harian.

• Memastikan perlengkapan kebersihan selalu tersedia.

4. Keamanan dan Ketertiban

• Mengawasi pelaksanaan peraturan kos.

• Memantau CCTV dan sistem akses apabila diperlukan.

• Memastikan pintu, pagar, kunci, dan penerangan keamanan berfungsi.

• Menangani gangguan ketertiban, kebisingan, pelanggaran aturan, dan keluhan antar-tenant.

• Mencatat setiap insiden keamanan dan melaporkannya kepada manajemen.

• Memastikan alat pemadam kebakaran dan perlengkapan keselamatan tersedia serta layak digunakan.

• Mengawasi prosedur penerimaan tamu, vendor, dan pekerja dari luar.

5. Pengelolaan Teknisi dan Vendor

• Menghubungi serta mengatur jadwal teknisi atau vendor.

• Meminta dan membandingkan penawaran harga sebelum pekerjaan dilakukan.

• Memastikan pekerjaan telah mendapat persetujuan sesuai batas kewenangan.

• Mengawasi kualitas, biaya, dan waktu penyelesaian pekerjaan.

• Memeriksa hasil pekerjaan sebelum pembayaran dilakukan.

• Menyimpan foto sebelum dan sesudah perbaikan, nota, garansi, serta riwayat pekerjaan.

• Mengevaluasi kinerja vendor secara berkala.

6. Pengelolaan Kamar dan Tenant

• Mengawasi proses check-in dan check-out tenant.

• Memastikan data tenant, kontrak, deposit, inventaris, dan serah-terima kamar lengkap.

• Mencatat kamar kosong, kamar terisi, kamar dalam perbaikan, dan kamar yang akan tersedia.

• Berkoordinasi dengan admin mengenai jatuh tempo sewa dan tunggakan tenant.

• Membantu melakukan follow-up tunggakan sesuai prosedur perusahaan.

• Memastikan tenant yang keluar telah menyelesaikan kewajiban dan mengembalikan fasilitas kamar dalam kondisi yang sesuai.

• Mengawasi proses pembersihan serta persiapan kamar untuk tenant berikutnya.

7. Pengendalian Biaya Operasional

• Mencegah pemborosan, kehilangan, dan pembelian yang tidak diperlukan.

• Mengajukan anggaran perawatan dan perbaikan kepada manajemen.

• Melaporkan kenaikan pemakaian listrik atau air yang tidak wajar.

• Tidak melakukan pembelian atau pekerjaan di luar batas anggaran tanpa persetujuan.

Building Manager tidak diperkenankan untuk:

• Menerima pembayaran tenant ke rekening pribadi.

• Memberikan diskon atau mengubah harga sewa tanpa persetujuan.

• Menyetujui pekerjaan di atas batas anggaran.

• Meminjamkan atau menggunakan aset perusahaan untuk kepentingan pribadi.

• Memasuki kamar tenant tanpa izin, kecuali dalam keadaan darurat sesuai prosedur.

• Membagikan data pribadi tenant atau informasi internal perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3 atau S1.

• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam pengelolaan gedung, apartemen, hotel, kos, atau properti.

• Memahami dasar pemeliharaan listrik, air, pompa, AC, CCTV, Wi-Fi, dan fasilitas bangunan, dan sipil.

• Mampu memimpin serta mengawasi petugas dan vendor.

• Mampu menggunakan WhatsApp, spreadsheet, dan aplikasi operasional sederhana.

• Memiliki kemampuan perencanaan kerja yang baik, sistematis berpikir yang baik, dan problem solving yang baik.

• Bersedia menangani kondisi darurat di luar jam kerja apabila diperlukan.

• Harus responsive dan bersedia bekerja di luar jam kerja apabila terdapat keadaan mendesak, sesuai pengaturan perusahaan

• Memiliki kendaraan pribadi menjadi nilai tambah.

Hubungan Kerja

• Atasan langsung: Pemilik

• Bawahan atau tim yang diawasi: Teknisi, Penjaga Kos

• Interaksi tim: Admin kos, petugas kebersihan, keamanan,

• Pihak eksternal: Tenant, calon tenant, kontraktor, pemasok, dan vendor.

Catatan

Building Manager bertanggung jawab atas kondisi dan operasional fisik properti. Administrasi pembayaran dapat dilakukan oleh admin atau sistem pembayaran perusahaan, tetapi Building Manager wajib berkoordinasi mengenai tunggakan, check-in, check-out, dan kesiapan kamar.