Admin Purchasing

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Administrasi Purchasing

·         Menerima dan mencatat Purchase Request (PR) dari departemen terkait.

·         Melakukan input dan update data purchasing.

·         Memastikan kelengkapan dokumen dan informasi kebutuhan pembelian.

·         Menyiapkan dokumen administrasi purchasing sesuai prosedur.

B. Proses Pembelian

·         Membantu meminta dan mengumpulkan penawaran dari supplier.

·         Membuat dan memproses Purchase Order (PO) sesuai persetujuan.

·         Melakukan follow up pemesanan barang/jasa kepada supplier.

·         Memastikan proses pembelian berjalan sesuai kebutuhan dan jadwal.

C. Monitoring Pengiriman

·         Memantau status dan jadwal pengiriman barang.

·         Berkoordinasi dengan supplier dan Warehouse terkait penerimaan barang.

·         Melakukan follow up apabila terjadi keterlambatan atau kendala pengiriman.

·         Memastikan dokumen pengiriman sesuai dengan pesanan.

D. Administrasi Supplier

·         Mengelola dan memperbarui data supplier.

·         Mengarsipkan dokumen penawaran, PO, surat jalan, dan dokumen supplier lainnya.

·         Membantu proses evaluasi supplier sesuai kebutuhan perusahaan.

E. Administrasi Invoice

·         Memeriksa kelengkapan dokumen invoice supplier.

·         Membantu memastikan kesesuaian PO, penerimaan barang, surat jalan, dan invoice.

·         Menyiapkan dokumen pendukung untuk proses pembayaran ke Finance.

F. Koordinasi & Pelaporan

·         Berkoordinasi dengan departemen terkait mengenai kebutuhan pembelian.

·         Membuat laporan PR, PO, dan outstanding purchasing.

·         Melakukan follow up dokumen atau pesanan yang masih outstanding.

Melaporkan kendala purchasing kepada atasan