Supervisor Sales Operations

Memastikan seluruh pesanan pelanggan, kebutuhan dokumentasi, koordinasi logistik, ketersediaan kemasan, serta tindak lanjut antar departemen dapat dilaksanakan secara tepat waktu dan akurat, sehingga tim sales dapat fokus pada pengembangan pelanggan dan peningkatan penjualan.

Tanggung Jawab Utama

1. Koordinasi Pesanan Penjualan

• Memantau pesanan pelanggan sejak diterima hingga barang terkirim.

• Memastikan seluruh kebutuhan pelanggan dipenuhi secara akurat dan tepat waktu.

• Memantau status pesanan dan secara proaktif menyelesaikan hambatan yang muncul.

2. Koordinasi Antar Departemen

• Berkoordinasi secara aktif dengan tim Logistik, Gudang, Purchasing, Finance, dan Sales.

• Memastikan komunikasi terkait pengiriman, ketersediaan stok, kebutuhan kemasan, dan permintaan pelanggan berjalan lancar.

• Mengidentifikasi dan mengeskalasi potensi masalah sebelum berdampak kepada pelanggan.

3. Perencanaan Persediaan dan Kemasan

• Memantau ketersediaan drum, IBC, isotank, dan material kemasan lainnya.

• Berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memastikan kebutuhan kemasan selalu tersedia.

• Mencegah keterlambatan pengiriman akibat kekurangan kemasan atau sumber daya operasional.

4. Pengelolaan Dokumen Pelanggan

• Memastikan dokumen seperti COA, SDS/MSDS, TDS, invoice, sertifikat, dan dokumen lain yang dibutuhkan pelanggan disiapkan dan dikirim tepat waktu.

• Menindaklanjuti seluruh permintaan dokumen yang belum terselesaikan.

• Menjaga kerapihan dan kelengkapan arsip dokumentasi.

5. Monitoring Pengiriman dan Layanan Pelanggan

• Memantau jadwal pengiriman dan komitmen kepada pelanggan.

• Berkoordinasi untuk mengambil tindakan korektif apabila terjadi keterlambatan.

• Memastikan pelanggan mendapatkan informasi dan update yang diperlukan.

6. Perbaikan Proses Kerja

• Mengembangkan dan memelihara sistem monitoring aktivitas operasional penjualan.

• Meningkatkan koordinasi antar departemen.

• Mengidentifikasi masalah yang berulang dan mengimplementasikan langkah pencegahan.

7. Supervisi Tim

• Mengawasi tim Sales Support dan Customer Service.

• Memastikan tugas diselesaikan tepat waktu dan sesuai standar.

• Menjaga disiplin kerja dan akuntabilitas tim.

Kualifikasi Wajib

• Pendidikan minimal D3 di bidang Administrasi Bisnis, Supply Chain, Teknik Industri, Logistik, Kimia, atau bidang terkait.

• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang Sales Operations, Customer Service, Koordinasi Logistik, Order Fulfillment, atau Administrasi Komersial.

• Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen multitasking yang baik.

• Memiliki kemampuan koordinasi dan follow-up yang kuat.

• Menguasai Microsoft Excel dan pembuatan laporan.

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan menangani berbagai prioritas secara bersamaan.

Diutamakan

• Berpengalaman di industri distribusi bahan kimia, manufaktur, atau B2B industrial.

• Memiliki pengalaman berkoordinasi dengan tim logistik, gudang, dan purchasing.

• Memahami dokumentasi ISO dan persyaratan kepatuhan pelanggan.

• Memiliki pengalaman menggunakan sistem ERP.

Karakter yang Dicari

• Sangat teliti dan detail-oriented.

• Memiliki rasa tanggung jawab dan ownership yang tinggi.

• Proaktif dalam menyelesaikan masalah.

• Tegas dan mampu berkomunikasi dengan baik.

• Mampu berkoordinasi lintas departemen secara efektif.

• Gigih dalam melakukan follow-up hingga pekerjaan selesai.

• Tetap tenang di bawah tekanan dan mampu mengelola banyak prioritas sekaligus.