Supervisor General Affairs

About the Role

Kami mencari seorang Supervisor General Affairs yang akan mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh layanan GA di lingkungan Kepri Group, mencakup Asset Management, Facility & Office Management, Vehicle & Transportation Management, GA Operational & Expense Management, Travel & Accommodation, serta Contract Management. Posisi ini bertanggung jawab memastikan seluruh target kerja GA dalam Rencana Kerja Anggaran (RKA) tercapai tepat waktu, biaya operasional terkendali, serta fasilitas kerja di seluruh lokasi (Batam, Jakarta, dan site operasional) selalu dalam kondisi siap mendukung kegiatan bisnis.

Responsibilities

Asset Management

• Mengawasi pengelolaan aset perusahaan secara bulanan: registrasi aset baru, pemindahtanganan aset, serta pelaporan aset rusak/hilang.

• Mengkoordinasikan inventarisasi dan rekonsiliasi aset per semester: verifikasi fisik, pengecekan lokasi/pengguna, pembaruan database aset, dan identifikasi selisih (discrepancy).

• Menyusun dan menerapkan SOP Asset Management.

Facility & Office Management

• Memastikan kondisi kantor, mess, dan fasilitas di seluruh lokasi (Batam, Jakarta, dan site operasional) terpelihara dengan baik, rapi, dan aman.

• Memonitor utilitas (listrik, air, internet), sewa kantor, PBB, dan IPL, serta memastikan pembayaran tepat waktu.

• Mengendalikan stok dan pengadaan ATK/toner, pengelolaan kop surat, stempel, materai, ekspedisi barang/dokumen, serta fasilitas meeting online.

• Melakukan supervisi dan validasi jadwal kerja, kehadiran, lembur, serta hasil pekerjaan OB dan Security (hygiene & cleanliness).

• Mengelola administrasi mess (in/out penghuni, laundry, pantry, dan fasilitas mess).

• Memberikan dukungan GA untuk kegiatan perusahaan dan grup.

Vehicle & Transportation Management

• Mengelola kendaraan operasional (mobil, motor, lorry, shuttle bus, ambulance): plotting penggunaan, logbook, pemeliharaan berkala, dan pengendalian BBM.

• Memastikan kepatuhan administrasi kendaraan: pajak, KIR, asuransi, angsuran, dan sewa kendaraan.

• Melakukan supervisi driver: jadwal kerja, validasi pekerjaan, uang makan & lembur, serta kelengkapan SIM.

• Memonitor penggunaan layanan transportasi korporat karyawan.

GA Operational & Expense Management

• Mengendalikan dan merekonsiliasi petty cash GA (operasional, pantry, BBM, driver) di setiap lokasi secara bulanan.

• Memonitor tagihan dan pembayaran operasional (invoice vendor, jasa keamanan/kebersihan, HP operasional, utilitas) agar tepat waktu dan sesuai anggaran.

• Memonitor Request Order (RO) layanan GA dari direktorat dan unit lain.

Travel & Accommodation Management

• Mengkoordinasikan pemesanan tiket, hotel, dan akomodasi perjalanan dinas sesuai kebijakan perusahaan.

• Memonitor travel request dan biaya perjalanan, serta menyusun rekap perjalanan dinas bulanan.

Contract Management

• Memonitor dan mengelola Perjanjian Kerja Sama (PKS) dengan vendor (sewa kendaraan, ticketing, hotel, dan layanan lainnya), termasuk masa berlaku dan proses renewal.

• Mengelola perjanjian sewa properti (ruko/kantor) dan asuransi gedung kantor milik Kepri Group.

GA Policy, Reporting & Team Supervision

• Menyusun, memperbarui, dan mensosialisasikan SOP dan Internal Memo GA (antara lain SOP Kop Surat & Stempel, SOP Akomodasi, IM Kendaraan).

• Melakukan supervisi, pembagian kerja, dan coaching terhadap tim GA di setiap lokasi untuk memastikan target RKA tercapai sesuai tenggat.

• Menyusun laporan bulanan dan realisasi RKA GA kepada Head of SDM & GA, termasuk analisa biaya dan tindak lanjut perbaikan.

Qualifications

Education:

• Minimal S1 di bidang Manajemen, Administrasi Bisnis, Teknik, atau bidang relevan lainnya.

Experience:

• Minimal 3 tahun pengalaman di bidang General Affairs, mencakup pengelolaan aset, fasilitas kantor, kendaraan operasional, dan administrasi vendor.

• Berpengalaman minimal 1 tahun di level supervisor/koordinator dengan tanggung jawab supervisi tim (staf GA, OB, driver, security).

• Berpengalaman mengelola layanan GA di beberapa lokasi kerja / multi-entitas sekaligus.

• Akan sangat dihargai jika memiliki latar pengalaman di industri konstruksi dan pengembangan kawasan.

Skills & Competencies:

• Pemahaman yang baik tentang asset management, inventarisasi, dan rekonsiliasi aset.

• Pemahaman administrasi kendaraan (pajak, KIR, asuransi) serta pengelolaan kontrak/PKS vendor.

• Kemampuan pengendalian biaya, pengelolaan petty cash, dan penyusunan laporan bulanan yang akurat.

• Mahir Microsoft Excel/Google Sheets untuk monitoring dan pelaporan.

• Kemampuan menyusun SOP dan Internal Memo operasional GA.

• Terorganisir, detail, responsif, dan mampu menangani banyak permintaan secara bersamaan.

• Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang baik dengan vendor maupun stakeholder internal.

• Bersedia ditempatkan dan melakukan perjalanan dinas di wilayah Batam dan Kepulauan Riau, termasuk Rempang, serta ke Jakarta bila diperlukan.

Language:

• Fasih berbahasa Indonesia.

• Fasih berbahasa Inggris (lisan & tulisan).

Why Join Us?

• Kesempatan menjadi bagian dari organisasi yang berkembang pesat dengan fokus pada pengembangan kawasan dan talenta.

• Terlibat langsung dalam membangun sistem dan standar layanan GA di berbagai lokasi.

• Potensi pengembangan karier menuju level manajerial.

• Paket kompensasi & benefit yang kompetitif.