Staff Implant (Export Import)

Kualifikasi :

• Minimal D3/S1 dari jurusan Logistik, Manajemen, Supply Chain Management, Transportasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.

• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Freight Forwarding, Export-Import, Logistics, Shipping, Customer Service Logistics, atau Customs Clearance.

• Pengalaman sebagai Implant/Customer Service Forwarder menjadi nilai tambah.Memahami proses Export & Import dan alur shipment internasional.

• Memahami proses Customs Clearance dan dokumen kepabeanan.

• Memahami dokumen PEB/NPE, PIB, B/L, COO, AWB, DO, Invoice, Packing List, SKI BPOM, Laporan Surveyor, COA, dan dokumen pendukung lainnya.

• Memahami proses booking DO, shipping line, stuffing, trucking, courier, dan delivery.

• Memahami proses invoicing dan dokumen pendukung PO, GR, billing, accrual, dan outstanding.

• Familiar dengan INATRADE, CW1, tracking system, atau sistem operasional/logistik lainnya menjadi nilai tambah.

• Mampu menggunakan Microsoft Office, khususnya Excel dan Word.

Tanggung Jawab :

Export & Import Operation

• Melakukan pengecekan planning shipment kepada Planner dan melakukan booking DO kepada Shipping Line.

• Menerima dan memproses order Import & Export untuk kemudian dilakukan handover kepada Operations.

• Melakukan monitoring proses shipment Import & Export serta memastikan shipment berjalan sesuai schedule.

• Melakukan pengecekan jadwal Export Shipping Line dan update shipment secara berkala.

• Mengatur trucking untuk cargo Import dan Export bersama internal team.

• Melakukan booking AWB untuk pengiriman melalui FedEx & DHL Express, baik DG maupun Non-DG.

• Melakukan koordinasi dengan Forwarder, Shipping Line, Courier, Trucking, Customer, Sales, dan Operations.

Export Documentation

• Melakukan pengecekan Draft NPE/PEB dan memastikan data sesuai dengan dokumen shipment.

• Melakukan pengecekan COO/COO DSKV dan dokumen Export lainnya.

• Melakukan pengecekan B/L Export serta kelengkapan dokumen pendukung.

• Mengatur pengiriman dokumen Export melalui courier.

• Menyiapkan dan membagikan dokumen untuk kebutuhan stuffing Export Factory & NDC.

• Membuat dan mengirimkan Pre-Alert kepada pihak terkait.

Import & Customs Clearance

• Menyiapkan Data SKI BPOM (Surat Keterangan Impor).

• Menyiapkan Data LS (Laporan Surveyor).

• Melakukan pelaporan realisasi Import – Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) melalui sistem INATRADE.

• Menyiapkan dokumen Customs Clearance seperti Surat Kuasa DO, Surat Kuasa Customs Clearance, Keabsahan Invoice, VD, dan dokumen pendukung lainnya.

• Melakukan pengecekan PIB DHL, termasuk Billing Respond dan Final PIB.

• Melakukan koordinasi dan sharing dokumen Import kepada Rina/Forwarder.

• Melakukan request COA kepada pihak terkait apabila diperlukan.

• Memastikan kelengkapan dokumen Import sebelum proses shipment berjalan.

Customer Handling & Shipment Monitoring

• Memberikan informasi kepada customer terkait shipment status, Customs Clearance status, dan shipment exception.

• Menangani customer inquiries dan berkoordinasi dengan Sales Team untuk penyelesaiannya.

• Bertindak sebagai key contact untuk customer yang telah dialokasikan.

• Melakukan update EXIM report setiap hari.

• Melakukan update Export & Direct Report setiap hari.

• Melakukan update report untuk New Forwarder.

• Melakukan update Tracker & Schedule minimal 2 kali seminggu.

• Melakukan monitoring dan follow-up terhadap shipment yang mengalami delay, exception, atau outstanding document.

Invoicing & Finance Coordination

• Melakukan proses invoicing sesuai dengan shipment dan service yang telah dilakukan.

• Mengirimkan tagihan actual kepada PIC terkait dan melakukan follow-up PO & GR.

• Mengirimkan invoice Liner kepada Finance beserta supporting documents.

• Mengirimkan invoice DGF kepada Finance beserta supporting documents.

• Mengirimkan invoice Intertek kepada Finance beserta supporting documents.

• Mengirimkan invoice COO DSKV kepada Finance beserta supporting documents.

• Mengirimkan invoice FedEx & DHL Express kepada Finance beserta supporting documents.

• Memastikan dokumen pendukung invoice lengkap dan sesuai sebelum disampaikan kepada Finance.

• Melakukan follow-up terhadap invoice atau billing yang masih outstanding.

Reporting & Administration

• Membuat dan meng-update Import Report.

• Melakukan update EXIM Report setiap hari.

• Melakukan update Export & Direct Report setiap hari.

• Melakukan update report New Forwarder.

• Melakukan update Tracker & Schedule 2 kali dalam seminggu.

• Menyusun Accrual & Outstanding Report setiap bulan.

• Melakukan filing dan dokumentasi seluruh dokumen shipment secara sistematis.

• Memastikan seluruh data dan dokumen shipment terdokumentasi secara akurat dan mudah ditelusuri.

Coordination & Customer Support

• Berkoordinasi dengan Customer, Sales, Operations, Finance, Planner, Shipping Line, Forwarder, Customs, Surveyor, Courier, dan Vendor.

• Menangani kebutuhan customer terkait proses Export & Import.

• Menangani customer request terkait Go Green topics.

• Memastikan komunikasi dan follow-up antar pihak berjalan efektif untuk mendukung kelancaran operasional.