Staff Admin Finance

Misi: Memastikan seluruh pembukuan dan administrasi operasional perusahaan berjalan rapi, akurat, dan tepat waktu — setiap transaksi tercatat benar di Accurate Online, setiap invoice terbit dan tertagih sesuai jatuh tempo, serta data produk dan stok di dalam sistem selalu terkini.

Objektif Utama: Pembukuan yang akurat dan penagihan yang tertib. Tolak ukur utama yang akan jadi tanggung jawab posisi ini:

• Ketepatan dan kelengkapan pencatatan di Accurate Online

• Ketepatan waktu penerbitan dan penagihan invoice

DESKRIPSI PEKERJAAN

Tanggung jawab utama: bertanggung jawab penuh atas fungsi administrasi perusahaan:

1. Invoicing & Penagihan — pembuatan quotation dan invoice, pemantauan jatuh tempo, penagihan ke dealer

2. Pembukuan & Rekonsiliasi — pencatatan transaksi, rekonsiliasi uang masuk dan keluar, pencatatan biaya, koordinasi dengan konsultan pajak dan akuntan eksternal

3. Administrasi Produk & Stok — data master produk di Accurate dan pemantauan stok

4. Klaim Garansi — pencatatan dan tindak lanjut klaim sampai selesai

Job Description

A. Invoicing & Penagihan

1. Membuat quotation dan invoice untuk dealer di Accurate Online.

2. Memantau jatuh tempo seluruh invoice dan menjaga daftar piutang tetap terkini.

3. Mengirim invoice ke dealer, melakukan follow-up rutin, dan mengeskalasi ke Business Development apabila dealer tidak merespons atau terlambat membayar.

B. Pembukuan & Rekonsiliasi

1. Merekonsiliasi transaksi uang masuk dan uang keluar di Accurate Online.

2. Membuat dan mencatat biaya/pengeluaran operasional di Accurate.

3. Generate data dan laporan keuangan bulanan (margin, cashflow, piutang) kepada atasan.

4. Berkoordinasi dengan konsultan pajak dan akuntan eksternal: menyiapkan data dan menjawab pertanyaan

C. Administrasi Produk & Stok

1. Mengelola data master di Accurate Online: input produk baru, detail produk, harga, dan update HPP.

2. Memantau pergerakan stok melalui Accurate, dan melaporkan selisih atau anomali ke tim terkait.

3. Mencatat pembaruan stok yang berkaitan dengan transaksi (penjualan, retur, penerimaan barang).

D. Klaim Garansi

1. Memproses klaim garansi dari dealer/pelanggan: mencatat, memverifikasi kelengkapan, dan menindaklanjuti sampai selesai.

2. Mengeskalasi klaim yang membutuhkan persetujuan khusus ke Business Development.

Eskalasi ke Business Development (bukan diputuskan sendiri)

• Piutang lama menunggak

• Klaim garansi di luar ketentuan

• Masalah supply yang butuh keputusan strategis

Bukan tanggung jawab posisi ini

• Strategi harga/brand dan keputusan diskon/bundling → Business Development

• Target penjualan dan hubungan dealer → Sales Lead

• Konten dan posting → Marketing

• Operasional fisik gudang (receiving, picking, packing) → Kepala Warehouse

Kualifikasi

Wajib

• Pendidikan minimal D3/S1. Jurusan Akuntansi/Manajemen/Administrasi Bisnis.

• Pengalaman 3 tahun di bidang administrasi, keuangan, atau pembukuan.

• Mahir Microsoft Excel/Google Sheets dan terbiasa dengan hitungan angka.

• Pernah menggunakan software akuntansi dan memahami alur dasar invoice, piutang, dan rekonsiliasi bank.

• Komunikasi tertulis dan lisan yang baik — mampu menulis invoice dan menagih dealer dengan sopan namun tegas.

• Sifat: jujur (memegang data uang dan stok), teliti, rapi, disiplin, proaktif dalam follow-up, dan berani menagih serta mengeskalasi ketika dibutuhkan.

Nilai tambah

• Pengalaman langsung menggunakan Accurate Online.

• Pengalaman di perusahaan distribusi/retail, atau pernah menangani klaim garansi.

• Pemahaman dasar perpajakan (PPN, PPh) dan administrasi pajak bulanan.

• Familiar dengan sistem inventory (Jubelio atau sejenisnya).