Production Admin Staff

· Persiapan Administrasi Pra-Produksi

o Bertanggung jawab menyiapkan seluruh dokumen pendukung sebelum proses produksi dimulai (minimal H-1), mencakup Form Serah Terima, Form CCP (Critical Control Point), dan Instruksi Kerja agar lini produksi berjalan tanpa hambatan.

o Memeriksa dan memastikan parameter CCP serta Resep Produksi telah sesuai dengan standar operasional Perusahaan dan G.I.C sebelum proses produksi, pengemasan (packing), atau lanjutan dimulai.

· Pengelolaan Label dan Pengiriman

o Menangani Label Finish Good, mencetak stiker Finish Good secara akurat sesuai spesifikasi, serta mempersiapkan keperluan finish good seperti plastik packing, karton, dan lakban agar siap digunakan oleh tim produksi untu k didistribusikan ke customer.--> check dengan Warehouse (lakban dan carton)

· Pengelolaan Data dan Administrasi Umum

o Menjalankan tugas-tugas administratif harian kantor pabrik atau area produksi, termasuk melakukan entri data ke dalam sistem atau spreadsheet perusahaan.

o Mengelola dan memelihara arsip catatan produksi, membantu penanganan pesanan masuk, serta merapikan berbagai dokumen operasional agar mudah ditelusuri.

· Tim Support

o Berperan aktif membantu kebutuhan operasional tim produksi secara keseluruhan guna memastikan kelancaran alur kerja dari hulu ke hilir.

· Manajemen Dokumen

o Pengendalian Dokumen: Bertanggung jawab penuh atas siklus hidup dokumen QHSE (Quality, Health, Safety, and Environment Production), mulai dari pengarsipan, distribusi versi terbaru, hingga menarik dokumen kedaluwarsa agar tidak salah digunakan di area kerja.

o Pencatatan Data: Menjaga keakuratan basis data QHSE, menyusun laporan bulanan, dan memperbarui dasbor Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk memantau performa keselamatan kerja.

· Kepatuhan Keamanan Pangan dan Pengujian Pabrik

o Administrasi CCP & Regulasi: Mengelola dokumen krusial terkait keamanan pangan seperti standar CCP, kepatuhan terhadap regulasi GMP, pengelolaan form serah terima, serta validasi dokumen persetujuan raw material dari G.I.C.

o Prosedur Kerja Aman: Membantu menyusun, memformat, dan memperbarui dokumen Safe Work Instructions (SWI) agar mudah dipahami oleh pekerja di lapangan.

· Pelatihan, Keselamatan Kerja, dan Penanganan Insiden

o Koordinasi Rapat & Audit: Mempersiapkan dokumen untuk audit internal maupun eksternal, melacak progres tindakan perbaikan, serta menjadi penggerak dalam penyelenggaraan rapat QHSE dan toolbox talks dengan membuat notulen yang jelas.

o Investigasi Insiden: Mencatat setiap laporan insiden atau kejadian nyaris celaka (near-miss), mendampingi proses pelacakan investigasi, dan mendistribusikan peringatan keselamatan kerja (safety alerts).

o Pelacakan Pelatihan Karyawan Produksi: Mengatur pendaftaran pelatihan K3/keamanan pangan bagi karyawan.