Operational Assistant

Tujuan Jabatan:

Mendukung Manager Operasional & Training dalam memastikan pelaksanaan operasional dan training seluruh cabang berjalan efektif, konsisten, dan sesuai standar perusahaan melalui pengumpulan dan pengolahan data, monitoring kinerja unit, koordinasi tindak lanjut permasalahan operasional & training, serta penyusunan laporan dan bahan evaluasi untuk kebutuhan pengambilan keputusan Manager Operasional & Training

Wewenang:

1. Meminta data operasional & training dari cabang sesuai kebutuhan pekerjaan.

2. Melakukan follow-up kepada spv atas instruksi Manager Operasional & Training

3. Mengakses dan mengolah data operasional & training yang diperlukan.

4. Menyampaikan temuan dan informasi operasional & training kepada Manager Operasional & Training

5. Melakukan koordinasi dengan departemen terkait dalam rangka penyelesaian kendala operasional & training

Job Description:

1 Dukungan kepada Operational Manager

• Membantu Operational Manager dalam menyiapkan data dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan operasional

• Menyiapkan laporan, rekapitulasi, dan dokumen operasional secara berkala

• Membantu membuat agenda, notulen, dan tindak lanjut hasil meeting internal operasional.

• Melakukan follow-up terhadap pekerjaan atau action plan yang telah ditetapkan oleh Operational Manager

• Mengingatkan pihak terkait mengenai target, deadline, dan pekerjaan yang masih belum terselesaikan

• Membantu menyiapkan bahan presentasi atau laporan untuk kebutuhan meeting dengan manajemen

• Membantu kegiatan rekrutmen atas arahan Manager Operasional

• Membantu kegiatan training atas arahan Manager Operasional

2 Administrasi dan Dokumentasi

• Mengelola dan memperbarui database serta dokumen operasional.

• Menyusun dan mengarsipkan laporan operasional secara teratur.

• Membuat rekap data terkait cabang aktivitas operasional, kendala, dan tindak lanjut.

• Membantu memastikan dokumen operasional tersimpan dengan lengkap dan mudah ditelusuri.

3 Perbaikan Proses

• Mengidentifikasi kendala administratif atau proses kerja yang berulang

• Memberikan masukan kepada Operational Manager terkait penyederhanaan proses kerja

• Membantu melakukan pengumpulan data untuk kebutuhan analisis dan evaluasi operasional

• Mendukung implementasi perbaikan proses yang telah ditetapkan oleh Operational Manager.

Kualifikasi:

• Minimal S1 Manajemen Bisnis

• Lulusan Perguruan Tinggi Negeri merupakan nilai tambah

• Menguasai microsoft excel tingkat lanjut/advance (VLOOKUP/HLOOKUP, pivot table, rumus logika/IF) atau alat visualisasi data (Google Looker Studio/Power BI)

• Memiliki analisis angka dan logika pemecahan masalah yang kuat

• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang baik untuk koordinasi lintas unit secara asertif dan profesional