Operation Manager Ship Agency (10 Years Experience)

1. Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan bidang Pelayaran, Kepelabuhanan, Transportasi Laut, Logistik, atau bidang terkait.

2. Memiliki pengalaman minimal 10 tahun di bidang operasional keagenan kapal (Shipping Agency), dengan minimal 3 tahun menjabat sebagai Assistant Manager atau posisi yang lebih tinggi.

3. Memiliki pengalaman langsung menangani kegiatan operasional kapal di berbagai pelabuhan Indonesia, baik general cargo, bulk carrier, tug & barge, maupun kapal asing.

4. Menguasai proses Port Clearance In & Out, pengurusan dokumen crew dan dokumen kapal, SPB, SPOG, PNBP, sistem Inaportnet, serta peraturan dan prosedur kepelabuhanan.

5. Memiliki pengetahuan dan jaringan kerja yang baik dengan otoritas pelabuhan, KSOP/UPP, Pelindo, terminal operator, serta instansi terkait lainnya.

6. Memahami Port Disbursement, Operational Cost Control, Vendor Management, dan Ship Husbandry Services.

7. Memiliki kemampuan leadership yang kuat, tegas, disiplin, berintegritas, dan mampu membangun serta mengembangkan kompetensi tim operasional.

8. Hands-on dan detail-oriented. Bersedia terlibat langsung dalam pemeriksaan, monitoring, troubleshooting, dan evaluasi pekerjaan operasional sampai tingkat pelaksana.

9. Memiliki pengalaman mengelola operasional multi-branch dan pernah membawahi minimal 10 cabang, termasuk mengawasi beberapa pelabuhan secara bersamaan serta mengendalikan pekerjaan dengan volume kapal yang tinggi.

10. Memiliki kemampuan problem-solving, decision-making, komunikasi, serta negosiasi yang baik dalam menghadapi kendala operasional dan situasi mendesak.

11. Mampu bekerja menggunakan sistem digital, dashboard monitoring, reporting system, serta Microsoft Excel/Google Sheets. Terbuka terhadap digitalisasi dan perubahan proses kerja.

12. Memiliki kemampuan Bahasa Inggris yang baik, khususnya komunikasi dan korespondensi terkait kegiatan keagenan kapal.

13. Bersedia melakukan perjalanan dinas ke cabang serta menjalankan pola kerja fleksibel sesuai kebutuhan operasional kapal, termasuk menangani eskalasi di luar jam kerja reguler.

14. Memiliki integritas tinggi, tidak mentoleransi fraud, markup, cashback ilegal, penyalahgunaan dana operasional, maupun konflik kepentingan dengan vendor.

1. MULTI-BRANCH OPERATIONAL MANAGEMENT

• Memimpin, mengawasi, dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional keagenan kapal di seluruh cabang SAMASI.

• Memastikan seluruh kegiatan kapal berjalan sesuai jadwal, standar pelayanan, SOP, dan peraturan yang berlaku.

• Mengelola kapasitas operasional untuk mendukung pertumbuhan perusahaan

2. DAILY OPERATIONAL CONTROL & MONITORING

• Melakukan monitoring harian terhadap seluruh kegiatan kapal, termasuk clearance, arrival, berthing, loading/discharging, departure, dan penyelesaian dokumen.

• Memastikan divisi Operasional Pusat, tim yang bertanggung jawab atas penggunaan sistem aplikasi Inaportnet, fungsi Vendor Management, serta tim Operasional Cabang menjalankan tugas sesuai tanggung jawab, SOP, dan target waktu.

• Melakukan pemeriksaan detail terhadap pekerjaan bawahan, mengidentifikasi keterlambatan, dan memberikan solusi secara langsung.

3. LEADERSHIP & TEAM DEVELOPMENT

• Memimpin, membimbing, melatih, dan mengevaluasi kinerja tim operasional pusat maupun cabang.

• Membangun budaya kerja disiplin, proaktif, responsif, bertanggung jawab, dan berorientasi pada pelayanan pelanggan.

• Melakukan coaching langsung kepada supervisor, kepala operasional, dan staff untuk meningkatkan kemampuan teknis serta produktivitas mereka.

4. OPERATIONAL COST & FRAUD CONTROL

• Mengendalikan operasional kapal agar sesuai budget, HPP, dan ketentuan perusahaan.

• Memeriksa kewajaran vendor, port charges, dan pengeluaran operasional lainnya.

• Mencegah, mendeteksi, dan melaporkan indikasi fraud, markup, cashback, transaksi fiktif, dan penyalahgunaan dana operasional.

• Bekerja sama dengan Finance untuk memastikan seluruh dokumen dan bukti transaksi yang valid.

5. COMPLIANCE, SAFETY & QUALITY CONTROL

• Memastikan seluruh kegiatan operasional memenuhi peraturan kepelabuhanan, keselamatan, dan ketentuan instansi terkait.

• Memastikan dokumen crew, dokumen kapal, sertifikat, perizinan, dan proses clearance dikendalikan dengan benar.

• Menangani masalah operasional serta melakukan tindakan korektif dan preventif untuk mencegah kejadian berulang.

6. VENDOR & STAKEHOLDER MANAGEMENT

• Mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan harga, kualitas, kecepatan, dan keandalan pelayanan.

• Membangun dan menjaga hubungan profesional dengan otoritas pelabuhan, terminal operator, serta stakeholder terkait.

• Menangani eskalasi permasalahan operasional yang tidak dapat diselesaikan oleh tim cabang.

7. OPERATIONAL DIGITALIZATION & IMPROVEMENT

• Mengembangkan standardisasi SOP dan proses kerja operasional di seluruh cabang.

• Mendorong digitalisasi aktivitas, monitoring kapal, dokumentasi, serta pelaporan operasional.

• Mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat transparansi serta kontrol operasional.

• Menggunakan data operasional sebagai dasar evaluasi, pengambilan keputusan, dan perbaikan berkelanjutan.

8. PERFORMANCE MANAGEMENT & REPORTING

• Memantau dan mengevaluasi KPI operasional, termasuk ketepatan waktu clearance, efisiensi, produktivitas tim, compliance, dan kualitas pelayanan.

• Menyusun laporan kinerja operasional secara berkala kepada General Manager dan Direksi.

• Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kendala, risiko, dan inefisiensi operasional.

We are looking for a hands-on operational leader, not merely an administrative manager.

SAMASI mencari seorang pemimpin operasional yang memiliki karakter:

• Strong in Execution: Tidak hanya memberikan instruksi, tetapi memastikan pekerjaan benar-benar selesai.

• Detail-Oriented: Mampu memeriksa dan mengendalikan pekerjaan sampai tingkat operasional lapangan.

• Multi-Branch Leadership: Berpengalaman memimpin minimal 10 cabang dan mengendalikan operasional lintas pelabuhan.

• Problem Solver: Cepat mengambil keputusan dan menyelesaikan permasalahan.

• High Integrity: Tegas terhadap fraud, penyimpangan, dan pelanggaran prosedur.

• People Developer: Mampu membentuk dan meningkatkan kompetensi tim.

• Digital Mindset: Mampu beradaptasi dan memimpin perubahan menuju sistem operasional yang lebih modern.