Hrga & Legal Supervisor

JOB DESCRIPTION

HRGA & LEGAL SUPERVISOR

Department

HRGA & Legal

Reports To

HRGA & Legal Manager

Key Objective

Mengelola fungsi Human Resources, General Affairs, Industrial Relations, serta kepatuhan dan legalitas perusahaan untuk mendukung operasional kantor, pabrik, proyek konstruksi, dan unit usaha kafe secara efektif, efisien, dan sesuai peraturan yang berlaku.

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Human Resources (HR)

      Mengelola administrasi dan database karyawan yang meliputi:

·       Data personal karyawan.

·       Kontrak kerja (PKWT/PKWTT).

·       Perubahan jabatan, mutasi, promosi, dan demosi.

·       Dokumen kepegawaian lainnya.

·       Memastikan kelengkapan dan validitas dokumen ketenagakerjaan seluruh karyawan.

·       Mengelola proses onboarding dan offboarding karyawan.

·       Mengelola absensi, cuti, lembur, dan administrasi kehadiran.

·       Mengkoordinasikan proses BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

·       Menyiapkan laporan ketenagakerjaan perusahaan.

·       Menangani hubungan industrial (Industrial Relations/IR), termasuk:

·       Penyelesaian keluhan karyawan.

·       Peringatan kerja dan tindakan disiplin.

·       Risalah bipartit.

·       Perselisihan hubungan industrial.

·       Komunikasi dengan Disnaker apabila diperlukan.

·       Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

B. General Affairs (GA)

·       Mengelola kebutuhan dan pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor).

·       Mengontrol penggunaan dan ketersediaan perlengkapan kantor.

·       Mengelola aset perusahaan meliputi:

Furniture.

Peralatan kantor.

Inventaris operasional.

Mengatur operasional kendaraan perusahaan, meliputi:

Jadwal penggunaan kendaraan.

Perizinan kendaraan.

Pajak kendaraan.

Servis dan perawatan kendaraan operasional.

·       Mengawasi kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kerja kantor, pabrik, dan fasilitas pendukung lainnya.

·       Mengelola vendor pendukung operasional

·       Penyedia jasa umum lainnya.

·       Memastikan ketersediaan fasilitas pendukung operasional perusahaan.

C. Legal & Compliance

Mengelola dan memelihara seluruh dokumen legal perusahaan.

Melakukan monitoring masa berlaku dan perpanjangan legalitas perusahaan, antara lain:

·       Akta perusahaan.

·       NIB.

·       NPWP.

·       OSS.

·       Sertifikat standar.

·       Izin usaha.

·       Perizinan operasional.

·       BPOM - Sertifikasi halal.

·       Perizinan lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha.

·       Mengelola administrasi dan dokumentasi kontrak perusahaan.

·       Melakukan review dokumen hukum dan perjanjian kerja sama dengan pihak ketiga.

·       Berkoordinasi dengan notaris, konsultan hukum, pemerintah, dan instansi terkait.

·       Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap ketentuan hukum yang berlaku.

·       Mengelola pelaporan dan administrasi yang berkaitan dengan:

·       OSS RBA.

·       SIINas.

·       Ketenagakerjaan.

·       BPJS.

·       Sertifikasi Halal.

·       Perizinan usaha lainnya.

D. Support Operasional Pabrik dan Unit Usaha Cafe

·       Mendukung kebutuhan administrasi SDM dan GA untuk operasional pabrik dan proyek konstruksi.

·       Memastikan legalitas usaha dan operasional pabrik tetap berlaku dan terdokumentasi dengan baik.

·       Mengelola dokumen legal dan perizinan unit usaha DALAKON Coffee.

·       Mengawasi kepatuhan administrasi usaha kafe terhadap ketentuan pemerintah yang berlaku.

·       Berkoordinasi dengan manajemen terkait kebutuhan SDM, fasilitas, dan legalitas seluruh unit usaha perusahaan.

Kewenangan

·       Meminta kelengkapan dokumen dari seluruh departemen.

·       Mengusulkan tindakan disiplin karyawan sesuai peraturan perusahaan.

·       Mengkoordinasikan perpanjangan legalitas perusahaan.

·       Mengelola vendor operasional terkait fungsi HRGA dan Legal.

·       Mengendalikan penggunaan anggaran operasional HRGA sesuai otorisasi yang berlaku.

KPI Utama

·       Kelengkapan data karyawan 100%.

·       Tidak ada legalitas perusahaan yang terlambat diperpanjang.

·       Kepatuhan pelaporan ketenagakerjaan dan perizinan tepat waktu.

·       Ketersediaan ATK dan fasilitas operasional ≥ 98%.

·       Kendaraan operasional terawat dan legalitas kendaraan aktif.

·       Tidak ada temuan mayor terkait dokumen legal dan HR saat audit internal maupun eksternal.

·       Format ini sudah cukup sesuai untuk level Supervisor HRGA & Legal di perusahaan konstruksi yang juga memiliki pabrik dan unit usaha kafe.