GA HSE Supervisor

Job Description:

1. General Affair Operational Management

• Melaksanakan dan mengawasi kegiatan operasional General Affair sehari-hari untuk memastikan kebutuhan operasional perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

• Mengoordinasikan kebutuhan fasilitas dan layanan pendukung bagi karyawan dan operasional perusahaan.

2. Facility & Building Management

• Melakukan monitoring kondisi gedung, fasilitas kantor, area kerja, utilitas, dan fasilitas pendukung lainnya.

• Mengoordinasikan kegiatan preventive dan corrective maintenance bersama pihak internal maupun vendor.

3. Asset & Inventory Management

• Memastikan pencatatan, penggunaan, penyimpanan, dan distribusi aset dilakukan dengan baik.

• Melakukan pengecekan dan stock opname aset/inventaris secara berkala.

• Melaporkan kondisi aset, kehilangan, kerusakan, atau kebutuhan penggantian kepada GA Junior Manager.

4. General Affair Services

• Mengoordinasikan layanan General Affair seperti security, cleaning service, pantry, reception, transportation, fleet, dan layanan pendukung lainnya.

• Melakukan monitoring terhadap kualitas pelayanan dan memastikan vendor/service provider menjalankan pekerjaannya sesuai dengan standar yang ditetapkan.

5. Vendor & Service Provider Management

• Melakukan koordinasi dan monitoring pekerjaan vendor General Affair.

• Memastikan pelaksanaan pekerjaan vendor sesuai scope of work, Service Level Agreement (SLA), timeline, dan standar perusahaan.

• Membantu melakukan evaluasi kinerja vendor dan menyampaikan hasil evaluasi kepada GA Junior Manager.

6. Permit, License & Regulatory Administration

• Membantu mengelola administrasi perizinan yang berkaitan dengan kegiatan General Affair, termasuk monitoring masa berlaku izin dan dokumen pendukung.

• Melakukan koordinasi dengan pihak internal, vendor, maupun instansi terkait dalam proses pengurusan dan perpanjangan perizinan.

• Memastikan dokumen perizinan tersimpan dan terdokumentasi dengan baik.

7. Budget & Cost Monitoring

• Membantu melakukan monitoring penggunaan budget General Affair.

• Memastikan pengeluaran operasional sesuai dengan budget dan ketentuan perusahaan.

• Melakukan pencatatan dan monitoring biaya operasional serta melaporkan potensi overbudget kepada GA Junior Manager.

8. Improvement & Compliance

• Mengidentifikasi permasalahan dalam operasional General Affair dan memberikan usulan perbaikan kepada GA Junior Manager.

• Mendukung pelaksanaan improvement untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, keamanan, kenyamanan, dan kualitas layanan General Affair.

• Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai SOP, kebijakan, dan ketentuan perusahaan.

9. Team Coordination & Supervision

• Melakukan koordinasi dan supervisi terhadap staff/anggota tim General Affair dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

• Memberikan arahan, monitoring, dan follow-up terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab tim.

• Memastikan pembagian pekerjaan dan penyelesaian tugas berjalan sesuai prioritas.

• Melaporkan kinerja, kendala, dan kebutuhan pengembangan anggota tim kepada GA Junior Manager. 

Qualifications:

• Pendidikan minimal S1, diutamakan dari Jurusan Teknik, Manajemen, atau Bidang Terkait.

• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 – 5 tahun sebagai Group Leader/Foreman di Bidang General Affair, Building Manajemen, dan General Support Operation.

• Memahami pengelolaan fasilitas, Gedung, asset, inventaris, vendor, dan layanan operasional perusahaan.

• Memiliki pengalaman dalam koordinasi dan pengawasan vendor, termasuk monitoring SLA dan kualitas layanan.

• Memahami proses monitoring anggaran dan pengendalian biaya operasional.

• Memahami administrasi dan monitoring perizinan serta dokumen perusahaan.

• Mampu membuat laporan operasional dan melakukan pengolahan data dengan baik.

• Mampu menggunakan Microsoft Office terutama Excel, Word, Microsoft Project, dan Spreadsheet.