Customer Service (Sales Admin)

Customer Service / Admin Staff (FEMALE)

Tanggung Jawab Utama

I. Manajemen Operasional Harian Pelanggan & Purna Jual / After Sales Penjualan

1. Bertanggung jawab atas kontak pelanggan dan operasional harian pelanggan, merespons pertanyaan pelanggan secara efisien melalui email dan saluran online, membangun mekanisme komunikasi pelanggan yang stabil dan profesional, serta menjaga hubungan kerja sama dan reputasi merek.

2. Setelah menerima PO dari pelanggan, berkoordinasi dengan supply chain internal untuk memverifikasi kapasitas produksi, stok, dan waktu pengiriman, memastikan dan mengonfirmasi jadwal pengiriman kepada pelanggan secara akurat, menyelesaikan konfirmasi awal order, menjawab pertanyaan, dan menyelaraskan kebutuhan agar order berjalan lancar sejak awal.

3. Bertanggung jawab atas penanganan terpadu seluruh masalah purna jual pelanggan di semua kategori produk, mencakup kualitas produk, kerusakan saat pengiriman, kekurangan stok, retur/penukaran, klaim, dll., menindaklanjuti dan menyelesaikan masalah berdasarkan tingkat kompleksitasnya, secara proaktif meyakinkan pelanggan dan mengoptimalkan pengalaman layanan untuk mengurangi risiko komplain dan kehilangan pelanggan.

II. Manajemen Siklus Pesanan Pelanggan & Peringatan Risiko

1. Mengelola seluruh proses tracking order mulai dari penerimaan order, pengeluaran barang dari gudang, pengiriman, hingga penerimaan oleh pelanggan, membuat catatan tracking dan dokumentasi operasional yang terstandarisasi untuk memastikan seluruh proses order dapat dilacak dan datanya dapat dievaluasi.

2. Memantau status pemenuhan order secara real-time, secara proaktif mengantisipasi dan mengidentifikasi risiko seperti keterlambatan pengiriman, kekurangan stok, masalah kualitas produk, dan gangguan logistik, segera melakukan peringatan secara internal dan eksternal, menyampaikan progres kepada pelanggan serta berkoordinasi dengan tim bisnis, gudang, dan supply chain internal untuk melakukan perbaikan.

III. Rekonsiliasi & Manajemen Faktur/Dokumen

1. Menangani kebutuhan penagihan dan rekonsiliasi pelanggan secara akurat, memeriksa detail order, data pemenuhan, dan jumlah rekonsiliasi per order, menyelesaikan penerbitan, verifikasi, dan pengiriman faktur sesuai persyaratan kepatuhan untuk memastikan penerbitan faktur tanpa kesalahan.

2. Membangun dan memelihara catatan faktur serta arsip dokumen bisnis yang terstandarisasi, mengelola pengarsipan dokumen secara rapi, secara proaktif menindaklanjuti perbedaan rekonsiliasi dan masalah faktur serta menyelesaikannya dengan cepat untuk memastikan proses penyelesaian pembayaran pelanggan berjalan efisien dan lancar.

Persyaratan

1. Pendidikan: Minimal Diploma (D3), diutamakan jurusan Perdagangan Internasional, Manajemen Supply Chain, Bisnis Internasional, atau bidang terkait

2. Pengalaman Kerja: 3-5 tahun pengalaman sebagai customer service / admin staff khusus pelanggan, tracking order, atau koordinasi purna jual; diutamakan yang memiliki pengalaman layanan pelanggan di industri peralatan/MRO atau consumable industri

3. Keterampilan Profesional: Mahir menggunakan software Office, mahir dalam pengolahan data Excel, pembuatan catatan (ledger), dan penyusunan laporan; diutamakan yang memiliki pengalaman mengoperasikan sistem ERP dan CRM, serta memahami proses pemenuhan order, pengiriman, penerbitan faktur, dan rekonsiliasi

4. Kualitas Umum: Memiliki pola pikir pelayanan pelanggan dan rasa tanggung jawab penuh (ownership); teliti dan cermat dalam bekerja dengan sensitivitas data yang tinggi; memiliki kemampuan koordinasi lintas departemen, antisipasi risiko, evaluasi masalah, dan penanganan masalah yang baik; tangguh menghadapi tekanan, eksekusi tinggi, mahir menjaga hubungan kerja sama jangka panjang dengan pelanggan, serta memiliki profesionalisme bisnis dan orientasi layanan yang baik.