Customer Service & Sales Admin

# JOBDESK CUSTOMER SERVICE & SALES ADMIN

## A. Customer Service

1. Menanggapi chat, email, dan DM media sosial/marketplace, serta menjawab telepon pelanggan dengan cepat dan sopan.

2. Memberikan informasi produk, termasuk harga, ketersediaan stok, varian, spesifikasi, dan promo.

3. Menjelaskan cara pemesanan, metode pembayaran, ongkos kirim, dan estimasi pengiriman.

4. Membantu pelanggan memilih produk serta menawarkan varian yang lebih tinggi atau produk tambahan melalui up-selling dan cross-selling.

5. Mencatat data pesanan secara lengkap, meliputi nama pelanggan, nomor HP, alamat, produk, jumlah, detail pembayaran, dan ekspedisi.

6. Mengonfirmasi kembali detail pesanan kepada pelanggan sebelum pesanan diproses.

7. Meneruskan data pesanan dan bukti transfer kepada Sales Admin.

8. Mengirimkan tagihan dan/atau informasi rekening pembayaran kepada pelanggan.

9. Menginformasikan status pesanan dan nomor resi kepada pelanggan.

10. Memantau dan menindaklanjuti paket bermasalah, seperti paket tertahan, gagal kirim, atau retur, bersama pihak ekspedisi.

11. Menangani keluhan pelanggan, seperti barang rusak, salah kirim, atau keterlambatan pengiriman, hingga terselesaikan.

12. Berkoordinasi dengan gudang, Sales Admin, dan tim finance untuk menyelesaikan proses retur, penukaran barang, atau pengembalian dana (refund).

13. Melakukan eskalasi kepada atasan untuk keluhan berat atau permasalahan di luar kewenangan.

14. Melakukan follow-up kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran.

15. Melakukan follow-up setelah barang diterima pelanggan serta meminta ulasan atau testimoni.

16. Menghubungi pelanggan lama untuk menawarkan pemesanan ulang (repeat order) atau promo.

17. Mencatat seluruh pesanan, pertanyaan, dan keluhan pelanggan dalam log atau CRM.

18. Menjaga kerapian database pelanggan serta kerahasiaan data pelanggan.

19. Memperbarui FAQ dan template jawaban apabila terdapat produk atau kebijakan baru.

20. Membuat laporan harian/mingguan mengenai jumlah chat, pesanan, serta keluhan beserta statusnya.

21. Menyampaikan masukan kepada tim marketing/produk berdasarkan keluhan dan feedback pelanggan.

## B. Sales Admin

1. Menerima data pesanan dari Customer Service (CS), tim sales, dan marketplace.

2. Memvalidasi pesanan, termasuk kelengkapan data, harga, diskon, dan ketersediaan stok.

3. Membuat penawaran harga (quotation) apabila diminta.

4. Membuat Sales Order serta berkoordinasi dengan tim finance terkait invoice.

5. Menyiapkan faktur pajak bersama tim finance apabila perusahaan berstatus PKP.

6. Memeriksa pembayaran yang masuk dan mencocokkannya dengan invoice.

7. Mengubah status pesanan menjadi lunas setelah pembayaran terkonfirmasi.

8. Menyerahkan surat jalan atau daftar pesanan kepada gudang untuk proses pengemasan.

9. Menjadwalkan pengiriman bersama tim logistik atau pihak ekspedisi.

10. Mencetak label pengiriman dan menginput nomor resi ke sistem.

11. Meneruskan nomor resi kepada CS untuk diinformasikan kepada pelanggan.

12. Memproses dokumen retur dan refund bersama CS, gudang, dan tim finance.

13. Mengarsipkan dokumen penjualan, baik fisik maupun digital, dengan rapi.

14. Memastikan data di sistem sesuai dengan dokumen fisik.

15. Membuat laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan.

16. Membuat rekap pencapaian target

17. Membantu tim sales menyiapkan data pelanggan dan dokumen penjualan.