Account Receivable & Collection Staff

Founded in 1994, Sumber Jaya Motor has a rich history of serving Indonesia's automotive industry. We have established ourselves as a reliable and trusted supplier of spare parts. Our team boasts extensive knowledge of both local and imported parts, ensuring we can meet the specific needs of your vehicle.

AR STAFF

SJM Autoparts

Penempatan : Sawah Besar - Jakarta Pusat

B. JOB DESCRIPTION

1. AR Administration

• Melakukan input dan update data piutang customer secara akurat.

• Membuat dan/atau menyiapkan invoice berdasarkan dokumen transaksi.

• Memastikan kelengkapan dokumen pendukung invoice, seperti Invoice, Surat Jalan, Faktur Pajak, PO, tanda terima barang, dan dokumen pendukung lainnya.

• Mengirimkan invoice dan dokumen penagihan kepada customer.

• Melakukan filing dokumen AR secara rapi dan sistematis.

• Memastikan seluruh transaksi penjualan kredit telah tercatat dalam sistem.

2. Monitoring Piutang

• Melakukan monitoring saldo piutang setiap customer.

• Memantau invoice berdasarkan tanggal jatuh tempo.

• Membuat dan meng-update AR Aging Report.

• Mengidentifikasi piutang yang belum jatuh tempo, jatuh tempo, overdue, maupun berpotensi bermasalah.

• Memastikan tidak terdapat invoice yang terlewat dalam proses monitoring.

3. Collection / Penagihan

• Melakukan follow-up pembayaran kepada customer sesuai jadwal.

• Menghubungi customer melalui telepon, WhatsApp, email, atau media komunikasi lainnya.

• Mengirimkan reminder pembayaran sebelum dan setelah jatuh tempo.

• Meminta konfirmasi tanggal pembayaran dari customer.

• Melakukan follow-up terhadap invoice yang overdue.

• Melakukan penagihan secara langsung/on-site ke kantor atau lokasi customer sesuai kebutuhan dan arahan atasan.

• Melakukan kunjungan ke customer untuk menindaklanjuti invoice yang telah jatuh tempo atau memiliki kendala pembayaran.

• Berkoordinasi dengan PIC Finance/Accounting/Account Payable customer terkait status invoice dan rencana pembayaran.

• Membawa dan menyerahkan dokumen penagihan yang diperlukan saat melakukan kunjungan customer.

• Meminta konfirmasi atau komitmen tanggal pembayaran dari customer.

• Mendokumentasikan hasil setiap proses collection, termasuk hasil kunjungan on-site.

• Membuat Collection/Visit Report setelah melakukan penagihan langsung.

• Melakukan follow-up kembali sesuai hasil dan komitmen pembayaran customer.

• Mengeskalasi piutang yang bermasalah kepada atasan.

• Berkoordinasi dengan Sales apabila diperlukan untuk membantu penyelesaian kendala collection.

4. Customer Visit & Collection

• Menyusun jadwal kunjungan customer berdasarkan prioritas outstanding dan aging piutang.

• Menentukan prioritas customer yang perlu dilakukan penagihan langsung berdasarkan nilai piutang, umur piutang, dan risiko keterlambatan pembayaran.

• Melakukan kunjungan langsung ke kantor atau lokasi customer secara profesional.

• Melakukan koordinasi dengan PIC terkait untuk memperoleh informasi status invoice dan pembayaran.

• Memastikan dokumen penagihan telah diterima oleh customer apabila diperlukan.

• Meminta bukti penerimaan dokumen atau tanda terima penagihan.

• Mendapatkan informasi mengenai kendala pembayaran dan estimasi tanggal pembayaran.

• Membuat laporan hasil kunjungan kepada atasan.

• Melakukan monitoring atas hasil kunjungan sampai pembayaran diterima.

5. Payment & Cash Receipt

• Menerima dan memonitor informasi pembayaran dari customer.

• Melakukan pengecekan pembayaran yang masuk berdasarkan rekening perusahaan.

• Melakukan matching pembayaran dengan invoice terkait.

• Memastikan pembayaran customer dialokasikan ke invoice yang benar.

• Menginformasikan pembayaran yang telah diterima kepada Finance/Accounting.

• Menindaklanjuti pembayaran yang belum dapat diidentifikasi.

6. Rekonsiliasi AR

• Melakukan rekonsiliasi saldo piutang customer secara berkala.

• Mencocokkan data AR dengan pembayaran yang diterima.

• Menindaklanjuti perbedaan saldo dengan customer maupun internal.

• Melakukan pengecekan outstanding invoice.

• Memastikan saldo AR dalam sistem sesuai dengan dokumen dan kondisi aktual.

7. AR Reporting

Membuat dan menyampaikan laporan secara berkala, antara lain:

• AR Aging Report.

• Outstanding Invoice Report.

• Overdue AR Report.

• Collection Report.

• Customer Payment Report.

• Rekapitulasi piutang per customer.

• Laporan status penagihan.

• Laporan piutang bermasalah.

• Collection/Visit Report untuk kunjungan penagihan customer.

8. Credit Control Support

• Membantu monitoring limit kredit customer.

• Memastikan transaksi customer memperhatikan credit term yang telah ditetapkan.

• Memberikan informasi kepada atasan apabila terdapat customer dengan overdue yang signifikan.

• Membantu memberikan data AR sebagai pertimbangan untuk pemberian/penyesuaian credit limit.

• Melakukan monitoring customer yang mendekati atau melewati batas kredit.

9. Document Control & Compliance

• Memastikan dokumen AR tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri.

• Menjaga kerahasiaan data customer dan informasi keuangan perusahaan.

• Memastikan proses AR mengikuti SOP perusahaan.

• Mendukung proses audit internal maupun eksternal.

• Menyiapkan dokumen yang diperlukan saat audit.

10. Improvement

• Mengidentifikasi kendala dalam proses invoicing dan collection.

• Memberikan usulan perbaikan proses AR.

• Membantu meningkatkan ketepatan waktu collection.

• Membantu mengurangi outstanding dan overdue piutang.

• Mengembangkan sistem monitoring AR yang lebih efektif.

D. JOB SPECIFICATION

Education

• Minimal D3/S1 Akuntansi, Keuangan, Manajemen, atau bidang terkait.

Experience

• Minimal 2 tahun pengalaman di bidang Account Receivable, Finance, Accounting, atau Collection.

• Pengalaman di perusahaan distributor, supplier, trading, automotive, sparepart, atau B2B menjadi nilai tambah.

Technical Competencies

• Memahami dasar Account Receivable.

• Memahami proses invoicing dan collection.

• Memahami AR Aging.

• Memahami rekonsiliasi pembayaran.

• Memahami dasar accounting.

• Menguasai Microsoft Excel.

• Mampu menggunakan sistem/accounting software menjadi nilai tambah.

• Mampu membuat laporan AR dengan rapi dan akurat.

Communication & Collection Skills

• Mampu berkomunikasi dengan customer secara profesional.

• Mampu melakukan follow-up pembayaran dengan tegas namun tetap menjaga hubungan baik.

• Mampu melakukan collection secara langsung/on-site ke kantor customer.

• Mampu melakukan koordinasi dengan PIC Finance/Accounting/Account Payable customer.

• Mampu melakukan negosiasi sederhana terkait jadwal pembayaran.

• Bersedia melakukan perjalanan/kunjungan ke lokasi customer sesuai kebutuhan pekerjaan.

Personal Characteristics

• Teliti dan detail.

• Terorganisir.

• Tegas dalam melakukan collection.

• Bertanggung jawab.

• Memiliki integritas tinggi.

• Disiplin terhadap deadline.

• Proaktif dalam melakukan follow-up.

• Mampu bekerja dengan target.

• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan customer.

• Memiliki kemampuan interpersonal yang baik.