Staff Purchasing Medis

Deskripsi Pekerjan:
Bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan pengadaan obat-obatan, bahan medis habis pakai (BMHP), alat kesehatan, dan kebutuhan farmasi lainnya untuk mendukung pelayanan rumah sakit.

Tanggung Jawab:

Purchasing Medis & Umum:

1. Melaksanakan pengadaan obat, alat kesehatan, sediaan farmasi lainnya, BMHP, dan kebutuhan cito sesuai kebutuhan unit, anggaran, serta SLA perusahaan.

2. Melakukan analisis kebutuhan dan pengendalian inventori, termasuk pemantauan stok minimum, buffer stock, tanggal kedaluwarsa, dan risiko kekosongan barang.

3. Melakukan permintaan penawaran, analisis harga, negosiasi operasional, dan evaluasi vendor sesuai ketentuan pengadaan.

4. Menerbitkan PO sesuai persetujuan serta memantau ketepatan jumlah, kualitas, dan waktu kedatangan barang hingga penerimaan di Gudang Farmasi.

5. Berkoordinasi dengan Instalasi Farmasi, Gudang Farmasi, Finance, dan unit terkait untuk memastikan kelancaran pengadaan, penerimaan barang, serta penyelesaian administrasi pembayaran.

6. Memastikan kesesuaian dokumen dan legalitas pemasok serta produk berdasarkan regulasi kefarmasian dan alat kesehatan yang berlaku.

7. Memelihara database vendor, harga, PO, stok pengaman, dan laporan pengadaan serta melakukan tindak lanjut atas keterlambatan atau ketidaksesuaian barang.

8. Mendukung evaluasi pemasok, termasuk pemeriksaan atau penilaian vendor sesuai kebutuhan dan kewenangan yang ditetapkan.

9. Melaksanakan tugas pengadaan sesuai SOP, arahan, dan target yang ditetapkan Supervisor Procurement.

10. Menyusun dan menerbitkan Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan departemen terkait.

11. Memastikan barang tiba tepat waktu, jumlah, dan kualitas sesuai pesanan.

12. Berkoordinasi dengan Finance untuk pembayaran vendor dan memastikan kepatuhan SOP.

13. Mengelola dashboard PO, pengiriman barang, serta laporan pembayaran.

14. Memastikan harga vendor selalu diperbarui dan melakukan negosiasi terbaik.

15. Mencari dan mengevaluasi vendor berdasarkan harga, kualitas, dan ketepatan waktu.

16. Mengelola stok dan persediaan untuk menghindari kekurangan barang.

17. Menjalin hubungan dengan vendor dan memperbarui kontrak sesuai kebutuhan RS.

18. Memastikan administrasi pengadaan dilakukan secara lengkap dan akurat.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal S1 Farmasi.

• Memiliki pengalaman di bidang pengadaan obat dan alat kesehatan di rumah sakit atau klinik; pengalaman minimal 1 tahun lebih disukai.

• Memahami manajemen inventori, analisis kebutuhan, alur pengadaan farmasi, serta penanganan kebutuhan cito dan risiko kekosongan barang.

• Memahami regulasi kefarmasian dan alat kesehatan, termasuk persyaratan legalitas produk serta prinsip distribusi yang baik seperti CDOB apabila relevan.

• Mampu melakukan analisis harga, negosiasi, evaluasi vendor, dan pemantauan SLA pengadaan.

• Menguasai Microsoft Excel dan terbiasa menggunakan modul Purchasing pada SIRS untuk memantau PO, stok pengaman, dan tanggal kedaluwarsa.

• Mampu berkoordinasi dengan Instalasi Farmasi, Komite Farmasi dan Terapi (KFT), dokter, Finance, serta unit terkait sesuai kebutuhan pekerjaan.

• Memiliki kemampuan analitis, pemecahan masalah, ketelitian, komunikasi, dan integritas yang tinggi.