Staf Administrasi Hibah

Key responsibilities

1. Staf Admin Hibah bertanggungjawab langsung kepada Manager Hibah/Asisten Manager Hibah.

2. Menerima, mencatat dan mengadministrasikan proposal yang masuk untuk keperluan database.

3. Mendukung Manager Hibah/Asisten Manager Hibah dalam menelaah rencana anggaran yang disampaikan calon mitra dan membuat catatan untuk pembahasan pada Panel Proposal.

4. Mendukung pelaksanaan Panel Proposal calon mitra hibah dan memfinalisasi dokumen Berita Acara Panel beserta lampirannya.

5. Mendukung pelaksanaan tindak lanjut keputusan penerimaan dan/atau penolakan proposal, termasuk memberikan pendampingan perbaikan rencana anggaran.

6. Mendukung proses Uji Tuntas calon mitra hibah dan memastikan kelengkapan Laporan Uji Tuntas dan Berita Acara Uji Tuntas.

7. Mendukung proses penerbitan Perjanjian Hibah antara Yayasan KEHATI dengan mitra penerima hibah, termasuk memastikan penggunaan form, kelengkapan dokumen pendukung, dan tata waktu sesuai GMPP.

8. Menyiapkan kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran dana hibah untuk mitra penerima hibah sesuai Perjanjian Hibah.

9. Mendukung pelaksanaan peningkatan kapasitas mitra penerima hibah khususnya terkait dengan pengelolaan dan pelaporan keuangan, beserta dokumen pendukung yang diperlukan.

10. Mengingatkan mitra penerima hibah untuk menyampaikan laporan keuangan tepat waktu sebagaimana disepakati pada Perjanjian Hibah.

11. Mendukung proses pemeriksaaan laporan keuangan yang disampaikan mitra penerima hibah, dan memberikan pendampingan perbaikan laporan keuangan jika diperlukan.

12. Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan keuangan yang mengindikasikan tindakan yang tidak sesuai dengan “Panduan Pengelolaan Dana Hibah” kepada Manager Hibah/Asisten Manager Hibah.

13. Menyiapkan Surat Notifikasi Penutupan Kerja Sama Hibah.

14. Mendukung proses penutupan hibah dan penerbitan dokumen Laporan Penutupan Hibah atau Grant Closeout Report (GCR) yang ditandatangani oleh para pihak.

15. Mendukung pengarsipan dokumen hibah (fisik dan elektronik) untuk masing-masing mitra penerima hibah dengan lengkap dan terkini pada G-Drive Program.

16. Menyiapkan kelengkapan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan audit keuangan dan audit ISO.

17. Membina komunikasi dengan berbagai pihak dalam organisasi KEHATI, khususnya terkait pengelolaan hibah.

18. Melaksanakan tugas resmi lainnya yang diberikan oleh Manager Hibah/Asisten Manager Hibah.
    

Kualifikasi :

1. Sarjana (S1) segala jurusan, khususnya administrasi, akuntansi, ilmu sosial, atau bidang terkait lainnya.

2. Memiliki pengalaman minimal 2 tahun terkait implementasi program, dukungan operasional, dan administrasi, diutamakan terkait pengelolaan dana hibah.

3. Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan).

4. Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang baik.

5. Memiliki kompetensi yang kuat dalam administrasi keuangan dan pengelolaan/pengarsipan data.

6. Mahir Microsoft Office Excel dengan baik merupakan suatu keharusan.