Secreatriat Executive (Sekretaris Perusahaan)

Secretariat Executive

📍 Penempatan: Jakarta Selatan | Full-time | WFO

Tentang Kami

Generate Recruitment Agency adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa rekrutmen dan pencarian talenta profesional untuk membantu perusahaan menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kami menghubungkan perusahaan dengan talenta potensial melalui proses rekrutmen yang profesional, terarah, dan berorientasi pada kebutuhan klien.

Saat ini, kami bekerja sama dengan salah satu klien strategis untuk membuka kesempatan bagi profesional berpengalaman yang memiliki kemampuan administrasi, koordinasi program, dan pengelolaan hubungan dengan stakeholder untuk bergabung sebagai Secretariat Executive.

We're Hiring: Secretariat Executive

Sebagai Secretariat Executive, Anda akan bertanggung jawab mendukung kegiatan administrasi dan operasional sekretariat, mengelola komunikasi dengan sponsor dan partner, serta mengoordinasikan berbagai program organisasi, termasuk program beasiswa tahunan. Posisi ini membutuhkan kandidat yang terorganisasi, komunikatif, teliti, proaktif, dan konsisten dalam melakukan follow-up untuk memastikan setiap kegiatan berjalan dengan baik.

Tanggung Jawab Pekerjaan:

• Menjaga komunikasi rutin dengan sponsor, termasuk mengoordinasikan perpanjangan kerja sama (sponsorship renewal), memberikan pembaruan kegiatan, memantau pemenuhan benefit sponsor, menyiapkan dokumentasi, dan melakukan follow-up.

• Mendukung kebutuhan administrasi sekretariat untuk berbagai kegiatan dan acara, termasuk pengiriman undangan, konfirmasi kehadiran, koordinasi sponsor dan tamu, korespondensi, serta follow-up sebelum dan setelah acara.

• Menjadi narahubung untuk kebutuhan sehari-hari sponsor, partner, pembicara, penerima beasiswa, dan stakeholder terkait.

• Mengoordinasikan kebutuhan stakeholder dengan tim internal yang relevan untuk memastikan tindak lanjut berjalan efektif.

• Berkolaborasi dengan Committee, External Relations, Marketing, Members Relation, dan Operational dalam mendukung kelancaran program serta kegiatan organisasi.

• Mengelola administrasi, database, dokumentasi, backend, pencatatan arsip (record keeping), dan pelaporan secara sistematis.

• Menyusun laporan berkala terkait status perpanjangan sponsor, kerja sama dengan partner, program beasiswa, tindak lanjut yang masih tertunda (outstanding follow-up), serta aktivitas sekretariat lainnya.

• Mengoordinasikan kebutuhan partner dan pembicara, termasuk korespondensi, konfirmasi kehadiran, pengumpulan materi, pengaturan jadwal, dan tindak lanjut.

• Mengelola administrasi program beasiswa tahunan, mulai dari penerimaan dan screening awal kandidat, verifikasi dokumen, komunikasi dengan nominee, hingga koordinasi proses seleksi.

• Memelihara database penerima beasiswa setiap tahun serta mendukung koordinasi proses pencairan beasiswa dalam dua tahap atau semester.

Kualifikasi:

• Minimal pendidikan S1 dari semua jurusan.

• Memiliki pengalaman kerja selama 4–6 tahun di bidang administrasi, sekretariat, koordinasi program, atau bidang relevan.

• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik, sistematis, dan terorganisasi.

• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris pada tingkat profesional, baik secara lisan maupun tulisan.

• Mampu mengelola korespondensi, database, backend, pencatatan arsip (record keeping), dan pelaporan.

• Memiliki pengalaman atau kemampuan dalam koordinasi program dan pengelolaan hubungan dengan stakeholder (stakeholder coordination).

• Menguasai Microsoft Office atau Google Workspace, termasuk Word/Docs, Excel/Sheets, PowerPoint/Slides, email, dan pengelolaan kalender.

• Memiliki kemampuan komunikasi profesional dan membangun hubungan kerja (relationship building) yang baik.

• Terorganisasi, teliti (detail-oriented), serta mampu menangani beberapa pekerjaan, dokumen, dan tenggat waktu secara bersamaan.

• Proaktif, memiliki rasa tanggung jawab (ownership) yang tinggi, dan konsisten melakukan follow-up hingga pekerjaan selesai.

• Mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak serta memastikan setiap kebutuhan dan tindak lanjut terdokumentasi dengan baik.

Benefit & Ketentuan Kerja:

• 💰 Gaji: Hingga Rp8.000.000 take-home pay (THP).

• 🏥 BPJS Kesehatan.

• 🛡️ BPJS Ketenagakerjaan.

• 💻 Fasilitas kerja berupa laptop dan handphone.

• 🎯 Komponen kompensasi berupa gaji pokok, tunjangan kehadiran, serta insentif/bonus.

• 🏢 Sistem kerja: Work From Office (WFO).

• 📅 Hari kerja: Senin–Jumat.

• ⏰ Jam kerja: 08.00–17.00 WIB.

• 📍 Lokasi kerja: Jakarta Selatan.

Jika Anda memiliki pengalaman dalam administrasi dan koordinasi program, mampu membangun hubungan profesional dengan berbagai stakeholder, serta terbiasa menangani dokumentasi dan berbagai tindak lanjut secara terstruktur, kami mengundang Anda untuk melamar posisi ini!

Informasi Penting:

• Proses rekrutmen melalui Generate Recruitment Agency tidak dipungut biaya apa pun.

• Generate Recruitment Agency bukan perusahaan outsourcing. Kami membantu proses rekrutmen untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan klien.

• Hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi dan lolos ke tahap seleksi berikutnya yang akan dihubungi oleh tim rekrutmen.

Silakan kirimkan lamaran Anda melalui Jobstreet. Kami menantikan kesempatan untuk mengenal Anda lebih lanjut!