Part Sales Admin (Pekanbaru)

Tugas & Tanggung Jawab

• Menyiapkan quotation spare parts sesuai kebutuhan customer secara cepat, tepat, dan akurat  

• Memberikan informasi ketersediaan stock spare parts kepada customer setelah melakukan konfirmasi dengan PSE atau Service Team  

• Melakukan pengecekan dan pencocokan antara Quotation dan Purchase Order (PO) customer sebagai dasar proses penjualan  

• Membuat Sales Order (SO) melalui sistem SAP berdasarkan PO yang diterima untuk mendukung proses pengeluaran parts dan invoicing  

• Melakukan monitoring dan follow-up terhadap Sales Order yang masih pending approval agar dapat diproses tepat waktu  

• Mengumpulkan dan memastikan kelengkapan dokumen dari proses order hingga Delivery Note (DN) untuk kebutuhan invoicing  

• Menyusun laporan quotation, Sales Order, dan outstanding SO secara berkala kepada Part Supervisor  

• Berkoordinasi dengan customer, Part Sales Engineer, Service Team, Warehouse, dan internal terkait untuk memastikan proses order spare parts berjalan lancar

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan 

• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi  

• Menguasai dan terbiasa menggunakan SAP, menjadi nilai tambah  

• Menguasai Microsoft Office, terutama Microsoft Excel  

• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengolahan data yang baik  

• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan customer maupun internal  

• Teliti dan memiliki perhatian tinggi terhadap akurasi dokumen, terutama kesesuaian PO, SO, dan invoice  

• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim  

• Mampu bekerja dengan target, deadline, dan tekanan pekerjaan