Inventory Control Manager

INVENTORY CONTROL MANAGER – SEMARANG

Perusahaan: CV Dwi Putu Kassirano
Penempatan: Head Office, Semarang
Departemen: Operasional
Atasan Langsung: Operational Manager
Tipe Pekerjaan: Full-time

Ringkasan Pekerjaan

CV Dwi Putu Kassirano membuka kesempatan bagi Inventory Control Manager untuk memimpin pengendalian persediaan peralatan dapur komersial, barang stainless, komponen instalasi, dan suku cadang servis.

Posisi ini bertanggung jawab memastikan kesesuaian stok fisik dengan sistem, menjaga ketersediaan barang untuk kebutuhan proyek dan servis, mengendalikan kelebihan serta kekurangan stok, dan mengembangkan prosedur pengelolaan persediaan yang akurat serta mudah ditelusuri.

Dalam pelaksanaannya, Inventory Control Manager bekerja sama dengan Leader Warehouse, Purchasing, Finance, tim proyek, dan teknisi servis, serta terlibat langsung dalam pemeriksaan fisik dan penyelesaian permasalahan stok.

Job Description / Tanggung Jawab

1. Pengendalian dan Akurasi Persediaan

• Mengawasi seluruh pergerakan barang masuk, barang keluar, transfer antarlokasi atau cabang, serta retur.

• Memastikan setiap transaksi tercatat secara lengkap, akurat, dan tepat waktu dalam sistem persediaan.

• Memverifikasi kesesuaian transaksi dengan PO, bukti penerimaan, surat jalan, packing list, dan bukti serah terima.

• Memastikan stok tersedia, stok yang dialokasikan untuk proyek, barang dalam pengiriman, serta barang rusak atau retur memiliki status yang jelas.

2. Stock Opname dan Investigasi Selisih

• Menyusun jadwal dan memimpin pelaksanaan stock opname menyeluruh serta cycle count secara berkala.

• Melakukan rekonsiliasi antara stok fisik, kartu stok, dan data sistem.

• Menelusuri penyebab selisih, termasuk kesalahan input, transaksi yang belum tercatat, salah lokasi, kerusakan, atau kehilangan barang.

• Membuat laporan temuan, berita acara, dan usulan tindakan perbaikan kepada Operational Manager.

• Memantau penyelesaian selisih serta memastikan koreksi stok dilakukan setelah memperoleh persetujuan.

3. Perencanaan dan Ketersediaan Stok

• Menganalisis kebutuhan persediaan berdasarkan pemakaian, jadwal proyek, kebutuhan servis, dan waktu pengadaan.

• Menetapkan usulan stok minimum, maksimum, safety stock, serta titik pemesanan kembali.

• Mencocokkan kebutuhan material proyek dengan stok tersedia dan stok yang sudah dialokasikan.

• Memberikan informasi potensi kekurangan kepada Purchasing dan tim terkait sebelum menghambat pekerjaan.

• Memantau barang pinjaman, barang yang dibawa teknisi, sisa material proyek, serta pengembaliannya ke gudang.

4. Analisis Pergerakan dan Umur Persediaan

• Mengidentifikasi barang fast-moving, slow-moving, dead stock, dan kelebihan persediaan.

• Menganalisis umur stok, pola pemakaian, dan tingkat perputaran persediaan.

• Menyusun rekomendasi pemanfaatan kembali, transfer, retur ke pemasok, atau penanganan lain sesuai persetujuan manajemen.

• Memantau barang rusak dan retur serta memastikan pencatatan, lokasi, dan tindak lanjutnya jelas.

5. Pengelolaan Master Data dan Sistem

• Menjaga konsistensi kode, nama, spesifikasi, satuan, kategori, serta lokasi penyimpanan barang.

• Mengendalikan pembuatan dan perubahan master data untuk mencegah duplikasi atau kesalahan identifikasi.

• Memastikan penggunaan ERP/WMS atau aplikasi stok sesuai prosedur perusahaan.

• Mengembangkan laporan dan dashboard inventory menggunakan sistem perusahaan maupun Excel/Google Sheets.

• Berkoordinasi dengan pihak terkait dalam perbaikan sistem, barcode, dan pelabelan barang.

6. Pengembangan Prosedur dan Koordinasi Tim

• Menyusun serta memperbaiki SOP penerimaan, pencatatan, pengeluaran, transfer, retur, dan penyesuaian stok.

• Mengarahkan personel yang terlibat dalam pencatatan dan pengendalian persediaan sesuai struktur perusahaan.

• Menetapkan pembagian tugas, memberikan pelatihan, dan mengevaluasi kepatuhan terhadap prosedur inventory.

• Berkoordinasi dengan Leader Warehouse agar penataan dan lokasi penyimpanan mendukung akurasi serta kemudahan pemeriksaan stok.

• Mengikuti rapat operasional untuk membahas ketersediaan material, selisih, dan tindak lanjut perbaikan.

7. Pelaporan dan Evaluasi

• Menyampaikan laporan stok mingguan dan bulanan kepada Operational Manager.

• Melaporkan akurasi stok, hasil stock opname, selisih, alokasi proyek, stok minimum, serta barang rusak dan retur.

• Menyusun analisis slow-moving, dead stock, dan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.

• Berkoordinasi dengan Finance dalam rekonsiliasi kuantitas dan nilai persediaan.

• Menyiapkan data pendukung untuk audit internal serta pemeriksaan persediaan.

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal D3/S1 Akuntansi, Manajemen, Logistik, Teknik Industri, atau bidang terkait.

2. Memiliki pengalaman minimal 5 tahun di bidang inventory control atau warehouse management, termasuk minimal 2 tahun memimpin tim atau fungsi pengendalian persediaan.

3. Diutamakan memiliki pengalaman di perusahaan manufaktur, interior/furnitur, kontraktor, elektronik, distributor barang teknik, bahan bangunan, atau suku cadang.

4. Berpengalaman menangani persediaan dengan banyak kode barang, variasi spesifikasi, dan satuan yang berbeda.

5. Menguasai ERP/WMS atau aplikasi stok secara mandiri, termasuk pencatatan transaksi, rekonsiliasi, dan penarikan laporan.

6. Menguasai Microsoft Excel/Google Sheets, terutama Pivot Table, SUMIFS, VLOOKUP/XLOOKUP atau fungsi sejenis, serta pengolahan data persediaan.

7. Memahami stock opname, cycle count, inventory accuracy, stock aging, stock turnover, dan pengendalian stok minimum–maksimum.

8. Mampu menelusuri akar penyebab selisih stok serta menyusun tindakan perbaikan dan pencegahan.

9. Pernah membangun atau memperbaiki prosedur pengendalian persediaan dan mampu menjelaskan proses serta hasilnya.

10. Mampu membaca daftar kebutuhan material, BOQ, packing list, kode barang, serta dokumen penerimaan dan pengeluaran.

11. Memiliki kemampuan kepemimpinan, analisis, penyelesaian masalah, serta koordinasi lintas departemen.

12. Teliti, terorganisasi, menjaga integritas data, dan tegas menjalankan prosedur.

13. Bersedia melakukan pemeriksaan fisik persediaan secara langsung di gudang.

14. Bersedia bekerja dari Head Office Semarang serta mengikuti pemeriksaan latar belakang dan referensi kerja.

Nilai Tambah

• Pengalaman menangani peralatan dapur komersial, stainless, komponen MEP/HVAC, atau spare part servis.

• Pengalaman mengendalikan persediaan untuk beberapa cabang atau lokasi proyek.

• Memahami penelusuran barang berdasarkan serial number, barcode, atau identitas barang lainnya.

• Memiliki pengalaman implementasi atau perbaikan ERP/WMS.

• Memahami hubungan antara pencatatan stok, biaya persediaan, dan laporan keuangan.

Batas Wewenang

• Penyesuaian stok hanya dilakukan setelah memperoleh persetujuan sesuai kewenangan dan dilengkapi bukti pendukung.

• Penghapusan, pemusnahan, penjualan, atau pengalihan barang rusak dan dead stock wajib melalui persetujuan manajemen.

• Pengeluaran barang harus berdasarkan permintaan tertulis dan otorisasi pihak yang berwenang.

• Pembelian, pemesanan, dan pembayaran barang dilakukan oleh fungsi yang berwenang.

• Perubahan master data dan hak akses sistem harus mengikuti prosedur perusahaan.

• Selisih atau indikasi penyimpangan wajib dilaporkan kepada Operational Manager.

Indikator Keberhasilan / KPI

• Akurasi stok fisik terhadap sistem.

• Ketepatan dan kelengkapan pencatatan transaksi.

• Pelaksanaan stock opname dan cycle count sesuai jadwal.

• Kecepatan investigasi serta penyelesaian selisih stok.

• Ketepatan waktu laporan persediaan.

• Penurunan selisih berulang dan transaksi tanpa dokumen.

• Pengendalian risiko kekurangan, kelebihan, dan stok tidak bergerak.

Target angka KPI ditetapkan bersama Operational Manager setelah evaluasi kondisi awal persediaan.

Target 90 Hari Pertama

1. Menyelesaikan evaluasi awal sistem, dokumen, master data, dan alur pengendalian persediaan.

2. Memimpin stock opname awal bersama tim gudang serta menyusun daftar selisih dan rencana penyelesaiannya.

3. Menetapkan jadwal cycle count dan mekanisme pelaporan temuan.

4. Merapikan kode barang, satuan, kategori, serta lokasi penyimpanan prioritas.

5. Menyusun laporan stok tersedia, alokasi proyek, barang rusak/retur, dan umur persediaan.

6. Mengidentifikasi barang kritis serta mengusulkan batas minimum–maksimum stok.

7. Menyusun atau memperbarui SOP inventory beserta alur persetujuan penyesuaian stok.

8. Menyampaikan hasil perbaikan dan rencana pengendalian persediaan berikutnya kepada Operational Manager.