Head of General Affairs

Position: Head of General Affairs

Location: Jakarta, Indonesia (on-site, long-term)

Reports to: General Manager

Compensation: Negotiable, competitive

Start Date: Within 1 month preferred

Key Responsibilities

·       Administration: Oversee the company's day-to-day administrative affairs, including office environment, logistics support, licenses, seals, archives and visa matters;

·       Business Affairs: Support business receptions and negotiations; draft, review and follow up on contracts; maintain relationships with suppliers and clients; coordinate business activities and bidding/tender matters;

·       Safety & Environment (EHS): Ensure compliance with workplace safety and environmental regulations; organize hazard identification and rectification, safety training and emergency response plans; liaise with relevant government authorities on safety and environmental matters;

·       Import & Export: Manage end-to-end import/export operations, including customs declaration, documentation, logistics coordination and trade compliance; coordinate with customs, freight forwarders and relevant licensing authorities;

·       Team & Collaboration: Coordinate the division of work and staff development within the General Affairs department; collaborate cross-functionally (production, finance, sales, etc.) to support overall company operations.

Requirements

·       Languages: Able to use Indonesian, English and Chinese as working languages for internal and external communication. Trilingual capability is essential, given daily coordination with the Chinese headquarters, Indonesian government authorities and the local team;

·       Experience: Experience with multinational corporations (MNCs) preferred; experience in administration, business affairs, EHS, or import/export preferred;

·       Location: Based in Jakarta; able to adapt to the local working environment and pace;

·       Preferred: Prior work or life experience in Indonesia; familiarity with Indonesian laws, regulations and government procedures; EHS certifications or hands-on import/export experience are a plus.

Posisi: Kepala Bagian Umum (Head of General Affairs)

Lokasi: Jakarta, Indonesia (penempatan di kantor, jangka panjang)

Melapor Kepada: General Manager

Gaji: Dapat dinegosiasikan, kompetitif

Waktu Mulai Bekerja: Bersedia bergabung dalam waktu 1 bulan (diutamakan)

Tanggung Jawab

·       Administrasi: Mengelola administrasi harian perusahaan, meliputi lingkungan kantor, dukungan logistik, legalitas dokumen & stempel, kearsipan, serta urusan visa;

·       Bisnis/Komersial: Mendukung penerimaan tamu dan negosiasi bisnis; menyusun, mengkaji, dan menindaklanjuti kontrak; menjaga hubungan dengan pemasok dan klien; mengoordinasikan kegiatan bisnis dan proses tender;

·       K3L (Keselamatan, Kesehatan Kerja & Lingkungan): Memastikan kepatuhan terhadap keselamatan kerja dan lingkungan; mengorganisir identifikasi dan perbaikan potensi bahaya, pelatihan keselamatan, serta rencana tanggap darurat; berkoordinasi dengan instansi pemerintah terkait (misalnya Dinas Ketenagakerjaan dan Dinas Lingkungan Hidup);

·       Ekspor-Impor: Mengelola seluruh proses ekspor-impor dari hulu ke hilir, termasuk pemberitahuan pabean (customs declaration), pengelolaan dokumen, koordinasi logistik, dan kepatuhan perdagangan; berkoordinasi dengan Bea Cukai, PPJK/forwarder, dan otoritas perizinan terkait;

·       Tim & Kolaborasi: Mengatur pembagian kerja dan pengembangan staf di Bagian Umum; berkoordinasi lintas fungsi (produksi, keuangan, penjualan, dll.) untuk mendukung operasional perusahaan secara menyeluruh.

Kualifikasi

·       Bahasa: Mampu menggunakan Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan Bahasa Mandarin sebagai bahasa kerja untuk komunikasi internal dan eksternal. Kemampuan trilingual merupakan syarat penting karena posisi ini berkoordinasi sehari-hari dengan kantor pusat di Tiongkok, instansi pemerintah Indonesia, dan tim lokal;

·       Pengalaman: Pengalaman kerja di perusahaan multinasional (MNC) menjadi prioritas; pengalaman di bidang administrasi, bisnis, K3L, atau ekspor-impor menjadi nilai tambah;

·       Penempatan: Berdomisili di Jakarta; mampu beradaptasi dengan lingkungan dan ritme kerja lokal;

·       Nilai Tambah: Memiliki pengalaman bekerja/tinggal di Indonesia; memahami peraturan perundang-undangan dan prosedur pemerintahan Indonesia; memiliki sertifikasi K3/EHS atau pengalaman praktis di bidang ekspor-impor.