Collection Specialist

1. Collection Execution

• Melakukan follow-up pembayaran kepada pelanggan untuk invoice yang jatuh tempo maupun overdue.

• Melakukan reminder melalui telepon, email, dan kunjungan (jika diperlukan) sesuai SOP collection.

• Menyusun rencana penagihan mingguan dan memastikan target cash-in tercapai.

2. Overdue Handling & Dispute Resolution

• Mengidentifikasi penyebab keterlambatan pembayaran dan berkoordinasi dengan pelanggan untuk solusi penyelesaian.

• Menangani dispute terkait billing, kontrak rental, return unit, atau dokumen pendukung.

• Melakukan negosiasi pembayaran, reschedule, atau settlement sesuai ketentuan perusahaan.

3. Documentation & AR Monitoring

• Memastikan seluruh dokumentasi pembayaran, invoice, PO, BAST/Delivery-Return Form, dan kontrak rental lengkap.

• Memantau status aging AR serta menyiapkan catatan follow-up dan histori komunikasi dengan pelanggan.

• Mengupdate status collection di sistem ERP dan dashboard AR.

4. Coordination with Internal Teams

• Berkoordinasi dengan tim Sales, Rental Operations, Workshop, dan Finance terkait dispute, dokumen pendukung, atau rekomendasi tindakan remedial.

• Mendukung proses credit review dengan informasi aktual kondisi pembayaran customer.

5. Reporting

• Menyusun laporan harian/mingguan:

  • Cash collection

  • Aging overdue

  • High-risk customers

  • Issue/dispute list

• Memberikan rekomendasi terhadap tindakan lanjutan (suspensi, hold unit, atau escalation ke legal).