Asistent Executive

Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan alat perkakas (tools & hardware) yang sedang berkembang pesat. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, kami membuka kesempatan bagi profesional yang dinamis, terorganisir, memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang baik, serta memiliki integritas dan etos kerja tinggi untuk bergabung sebagai:

EXECUTIVE ASSISTANT

Posisi ini bertanggung jawab memberikan dukungan administratif, operasional, dan koordinasi strategis kepada pimpinan, memastikan pengelolaan agenda, komunikasi, dokumentasi, serta berbagai aktivitas bisnis berjalan secara efektif, efisien, dan profesional.

TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Manajemen Jadwal dan Agenda

* Mengelola kalender dan agenda pimpinan secara efektif dan terorganisir.

* Menjadwalkan serta mengoordinasikan rapat, pertemuan, dan agenda bisnis.

* Mengidentifikasi potensi benturan jadwal dan menyusun solusi secara proaktif.

* Menyiapkan agenda rapat, materi pendukung, serta memastikan seluruh pihak terkait memperoleh informasi yang diperlukan.

* Mengatur kebutuhan perjalanan dinas, termasuk transportasi, akomodasi, itinerary, dan koordinasi selama perjalanan.

* Mengingatkan pimpinan mengenai agenda, tenggat waktu, serta hal-hal penting yang memerlukan perhatian.

2. Komunikasi dan Korespondensi

* Bertindak sebagai penghubung antara pimpinan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.

* Menangani dan menyaring komunikasi, termasuk panggilan telepon, email, pesan, dan korespondensi bisnis.

* Menyiapkan serta menindaklanjuti email dan komunikasi bisnis atas nama pimpinan apabila diperlukan.

* Menyampaikan informasi secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan tingkat kerahasiaannya.

* Membangun hubungan kerja yang profesional dengan klien, vendor, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.

* Memastikan setiap permintaan, instruksi, dan komunikasi penting ditindaklanjuti hingga selesai.

3. Dukungan Administratif dan Dokumentasi

* Menyusun laporan, dokumen, notulen rapat, presentasi, dan korespondensi bisnis secara profesional.

* Mengelola serta memastikan kerapian, keteraturan, dan kemudahan akses terhadap dokumen perusahaan.

* Menyusun sistem pengarsipan fisik dan digital yang efektif.

* Menangani informasi dan dokumen yang bersifat rahasia dengan tingkat kerahasiaan dan kehati-hatian yang tinggi.

* Memastikan dokumen penting tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.

* Membantu menyiapkan bahan rapat, ringkasan informasi, dan laporan tindak lanjut untuk mendukung pengambilan keputusan pimpinan.

4. Koordinasi Proyek dan Aktivitas Perusahaan

* Berkoordinasi dengan berbagai departemen untuk memastikan tugas dan proyek berjalan sesuai rencana.

* Melakukan tindak lanjut (follow-up) terhadap pekerjaan dan agenda yang menjadi tanggung jawab pimpinan.

* Memantau status pekerjaan, tenggat waktu, serta hambatan yang berpotensi memengaruhi pelaksanaan proyek.

* Membantu menyusun daftar prioritas, rencana kerja, dan pembaruan status proyek.

* Membantu memastikan komunikasi dan koordinasi antarbagian berjalan secara efektif.

* Mengeskalasi isu penting kepada pimpinan secara tepat waktu, disertai informasi dan rekomendasi yang relevan.

5. Dukungan Pengambilan Keputusan

* Mengumpulkan, merangkum, dan menyajikan informasi yang relevan untuk membantu pimpinan mengambil keputusan.

* Menyiapkan ringkasan rapat, laporan singkat, analisis dasar, dan informasi pendukung lainnya.

* Memahami prioritas bisnis pimpinan dan membantu memastikan waktu serta perhatian pimpinan digunakan secara optimal.

* Mampu membedakan hal yang bersifat mendesak, penting, dan dapat didelegasikan.

6. Pengelolaan Informasi dan Kerahasiaan

* Menjaga kerahasiaan informasi bisnis, keuangan, personalia, pelanggan, vendor, dan strategi perusahaan.

* Menggunakan pertimbangan profesional dalam menentukan informasi yang dapat dibagikan dan kepada pihak mana informasi tersebut dapat disampaikan.

* Memastikan akses terhadap dokumen dan informasi sensitif diberikan hanya kepada pihak yang berwenang.

* Mematuhi kebijakan perusahaan terkait keamanan data, perlindungan informasi, dan penggunaan perangkat kerja.

7. Pengelolaan Administrasi Operasional

* Membantu mengelola kebutuhan administrasi pimpinan dan kegiatan operasional kantor.

* Membantu memproses dokumen, pengajuan, pembayaran, pembelian, dan kebutuhan administratif lainnya sesuai prosedur perusahaan.

* Berkoordinasi dengan vendor, penyedia jasa, dan pihak eksternal untuk memenuhi kebutuhan operasional.

* Membantu memantau anggaran atau biaya yang berkaitan dengan perjalanan dinas, rapat, dan kegiatan pimpinan.

* Menyimpan bukti transaksi dan dokumen pendukung secara tertib dan akurat.

8. Representasi Profesional Perusahaan

* Mewakili pimpinan secara profesional dalam komunikasi dan koordinasi tertentu.

* Menjaga citra, reputasi, dan standar profesional perusahaan dalam setiap interaksi.

* Menunjukkan sikap sopan, responsif, tenang, dan solutif dalam menghadapi berbagai situasi.

* Menjaga hubungan baik dengan seluruh pihak yang berinteraksi dengan pimpinan dan perusahaan.

KUALIFIKASI YANG DIBUTUHKAN

* Pendidikan: Minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Administrasi Perkantoran, Administrasi Bisnis, Sekretari, Manajemen, Komunikasi, atau bidang lain yang relevan.

* Pengalaman: Memiliki pengalaman kerja minimal 2–3 tahun di bidang administrasi, sekretarial, Executive Assistant, Personal Assistant, atau sebagai pendukung manajemen senior.

* Pengalaman Pendukung Manajemen: Diutamakan memiliki pengalaman bekerja langsung dengan direktur, pemilik usaha, manajemen senior, atau pemangku kepentingan penting lainnya.

* Microsoft Office 365: Menguasai Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.

* Aplikasi Produktivitas: Terbiasa menggunakan aplikasi kalender, konferensi video, penyimpanan cloud, manajemen dokumen, dan platform komunikasi kerja.

* Manajemen Kalender: Terampil dalam mengatur jadwal, agenda rapat, perjalanan dinas, serta perubahan jadwal secara efektif dan efisien.

* Administrasi dan Dokumentasi: Mampu menyusun laporan, notulen rapat, dokumen, presentasi, serta menangani korespondensi formal melalui email maupun telepon.

* Kemampuan Komunikasi: Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik, profesional, jelas, dan efektif.

* Bahasa Inggris: Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris secara lisan dan tulisan, terutama untuk email, dokumen, rapat, atau komunikasi bisnis. Kemampuan bahasa Mandarin atau bahasa lainnya menjadi nilai tambah.

* Kerahasiaan dan Integritas: Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan serta memiliki integritas, loyalitas, dan tingkat discretion yang tinggi.

* Manajemen Waktu: Mampu mengatur prioritas, bekerja secara sistematis, dan menyelesaikan berbagai tugas dalam lingkungan kerja yang dinamis dan cepat.

* Kemampuan Organisasi: Memiliki kemampuan organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail

* Kemampuan Organisasi: Memiliki kemampuan organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail, serta mampu mengelola banyak tugas dan tenggat waktu secara bersamaan.

* Proaktif dan Antisipatif: Mampu mengantisipasi kebutuhan pimpinan, mengidentifikasi potensi masalah, dan mengambil tindakan sebelum masalah berkembang.

* Problem-Solving: Mampu menganalisis situasi, mencari solusi praktis, dan mengambil keputusan operasional sesuai kewenangan.

* Judgment dan Discretion: Memiliki pertimbangan profesional yang baik dalam menangani informasi, komunikasi, konflik jadwal, dan situasi sensitif.

* Kemampuan Follow-Up: Konsisten dalam memantau, mengingatkan, dan memastikan setiap tugas atau permintaan diselesaikan sesuai tenggat waktu.

* Kemampuan Beradaptasi: Mampu menyesuaikan diri dengan perubahan prioritas, jadwal yang dinamis, dan kebutuhan bisnis yang berkembang.

* Keterampilan Interpersonal: Mampu membangun hubungan kerja yang baik dengan berbagai karakter dan tingkat jabatan.

* Ketahanan terhadap Tekanan: Mampu tetap tenang, fokus, dan profesional dalam situasi yang mendesak atau penuh tekanan.

* Kemandirian dan Kerja Sama Tim: Mampu bekerja secara mandiri dengan pengawasan minimal sekaligus berkolaborasi secara efektif dengan tim.

* Mobilitas: Bersedia melakukan perjalanan dinas atau bekerja di luar jam kerja apabila diperlukan untuk mendukung kebutuhan bisnis.

* Sikap Profesional: Memiliki penampilan rapi, sopan, responsif, dapat dipercaya, dan mampu menjaga standar profesional dalam setiap situasi.

* Keterampilan Mengemudi: Memiliki SIM A dan mampu mengemudi menjadi nilai tambah, terutama apabila posisi memerlukan mobilitas tinggi.

* Pengetahuan Bisnis: Memiliki pemahaman dasar mengenai proses bisnis, administrasi perusahaan, koordinasi vendor, dan operasional kantor menjadi nilai tambah.

INDIKATOR KEBERHASILAN POSISI

* Agenda dan jadwal pimpinan tersusun dengan baik serta minim konflik.

* Rapat, perjalanan dinas, dan kegiatan pimpinan berjalan lancar.

* Informasi dan komunikasi penting tersampaikan secara akurat dan tepat waktu.

* Tugas dan tindak lanjut dari rapat atau instruksi pimpinan diselesaikan sesuai tenggat waktu.

* Dokumen dan arsip tersimpan secara rapi, aman, dan mudah diakses.

* Pimpinan memperoleh dukungan informasi yang relevan untuk mengambil keputusan.

* Hubungan dengan pihak internal dan eksternal terjaga secara profesional.

* Informasi rahasia perusahaan terlindungi dengan baik.

* Pekerjaan dapat dilakukan secara proaktif tanpa selalu menunggu instruksi.

BENEFIT & FASILITAS

* Gaji pokok bulanan yang kompetitif.

* Tunjangan operasional, termasuk uang makan, transportasi, dan perjalanan dinas.

* Jaminan kesehatan melalui BPJS Kesehatan.

* Kesempatan untuk berkembang bersama perusahaan yang sedang bertumbuh.

* Peluang untuk berinteraksi langsung dengan manajemen dan memperoleh pengalaman bisnis yang luas.

* Lingkungan kerja yang profesional dan dinamis.

* Peluang pengembangan keterampilan melalui pengalaman kerja, pelatihan, dan tanggung jawab yang lebih luas.

Bergabung Bersama Kami

Jika Anda adalah pribadi yang profesional, teliti, memiliki kemampuan organisasi yang baik, dapat dipercaya, mampu menjaga kerahasiaan, proaktif, memiliki pertimbangan yang matang, serta mampu bekerja secara efektif dalam lingkungan yang dinamis, kami mengundang Anda untuk bergabung dan berkembang bersama perusahaan kami.