Admin Purchasing

Tanggung Jawab Utama

• Mengelola administrasi klien dan mencatat semua interaksi klien dengan akurat dan profesional

• Mempersiapkan dan mengelola dokumen penjualan, termasuk proposal, penawaran, dan kontrak

• Melakukan koordinasi administratif dengan tim internal dan klien eksternal untuk memastikan komunikasi yang efektif

• Mengelola database klien dan informasi penjualan dengan sistem yang terstruktur dan aman

• Memproses pesanan penjualan dan memastikan pengiriman informasi yang tepat waktu kepada departemen terkait

• Menyiapkan laporan administratif dan ringkasan data untuk mendukung keputusan bisnis

• Memberikan dukungan administratif umum kepada tim penjualan dan manajemen klien

• Memelihara ketertiban dan organisasi file, baik fisik maupun digital

• Melalukan pengecekan invoice, faktur pajak, scan, failing, dan memahami perpajakan

• Menyusun, menginput, dan mendokumentasikan semua berkas transaksi pengadaan seperti Material Request (MR), Purchase Order (PO), kontrak, faktur (invoice) dan surat jalan.

• Menghubungi pihak vendor atau supplier untuk meminta menjelaskan dokumen yang perlu direvisi sebelum dokumen asli dikirim.

• Bekerja sama dengan bagian akunting dan pajak untuk memastikan semua dokumen transaksi telah diterima dengan lengkap.

• Membantu memverifikasi tagihan dari vendor sebelum diserahkan ke bagian keuangan (Finance/Accounting) agar proses pembayaran dapat diproses dengan tepat waktu.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

• Minimal lulusan SMA/SMK (biasanya jurusan Akuntansi, Administrasi Perkantoran) hingga Diploma (D3)

• Kemampuan manajemen data dan pengelolaan dokumen yang sangat baik

• Menguasai penggunaan komputer, terutama Microsoft Excel (formula, tabel data) dan word

• Penguasaan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem database

• Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat dalam Bahasa Indonesia

• Kemampuan multitasking dan prioritas pekerjaan dalam lingkungan yang dinamis

• Ketelitian tinggi dan perhatian terhadap detail dalam setiap tugas

• Kemampuan bekerja sama dalam tim dan memiliki orientasi layanan pelanggan yang baik

• Kemampuan dalam melakukan filling dokumen

• Cepat memahami tugas yang diberikan

• Bersifat jujur, rajin, Kemampuan komunikasi yang baik, ketelitian tingkat tinggi, serta mampu bekerja di bawah tenggat waktu yang ketat, terbiasa teamwork dan invidu.