Sales Admin

Job Description (Tanggung Jawab Pekerjaan)

Pemrosesan Order & Dokumentasi:

• Menerima dan menginput Purchase Order (PO) ke sistem Odoo di hari yang sama, serta memeriksa kesesuaian SKU, kuantitas, harga, dan termin pembayaran.

• Mengecek ketersediaan stok, menerbitkan Surat Jalan (DO) ke gudang, dan menyiapkan Invoice beserta data Faktur Pajak untuk tim Accounting.

• Mencatat selisih pengiriman (retur atau barang kurang) beserta alasannya, serta mengumpulkan dan merapikan bukti terima barang (GRN / Tanda Tangan).

Layanan Pelanggan & Laporan Penjualan:

• Merespons pertanyaan customer terkait status pengiriman dan order pada hari yang sama via WhatsApp atau Email.

• Menyusun rekap harian performa tim sales lapangan serta laporan mingguan pemenuhan order (fill rate) per customer dan SKU.

Penagihan & Rekonsiliasi:

• Mengirimkan pengingat pembayaran secara sopan via WhatsApp atau Email, mencatat janji bayar, dan memantau tagihan yang belum dibayar.

• Melakukan rekonsiliasi bulanan (PO, DO, Invoice, dan pembayaran) bersama tim Accounting, serta mendata customer yang sudah tidak aktif.

Requirements & Qualifications (Kualifikasi & Persyaratan)

Persyaratan Utama (Wajib):

• Pendidikan minimal SMK, D3, atau S1 (jurusan Akuntansi, Administrasi Bisnis, atau Manajemen lebih disukai).

• Pengalaman kerja minimal 1–2 tahun sebagai Sales Admin, Order Admin, atau Billing Admin (diutamakan dari industri FMCG atau Makanan/Minuman).

• Menguasai Microsoft Excel (rumus dasar, SUMIF, VLOOKUP / XLOOKUP, dan Pivot Table sederhana).

• Teliti terhadap detail angka dan dokumen, serta memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik via WhatsApp dan Email.

• Jujur, rapi, terbiasa dengan tenggat waktu harian, dan dapat dipercaya memegang data transaksi.

Nilai Tambah (Preferred):

• Memiliki pengalaman mengoperasikan ERP Odoo atau software akuntansi/ERP lainnya (seperti Accurate, SAP, dll.).

• Memahami dasar-dasar Faktur Pajak.

• Berpengalaman melakukan follow-up penagihan dengan cara yang sopan dan tetap menjaga hubungan baik dengan customer.