Purchasing Import

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Proses Purchasing Import

• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari departemen terkait.

• Memeriksa spesifikasi, jumlah, dan kebutuhan barang yang akan diimport.

• Melakukan komunikasi dengan supplier luar negeri terkait permintaan penawaran dan ketersediaan barang.

• Membandingkan penawaran supplier sesuai arahan atasan.

• Membuat dan memproses Purchase Order (PO) import sesuai prosedur perusahaan.

• Memastikan informasi pada PO sesuai dengan kebutuhan pembelian.

B. Komunikasi dengan Supplier Overseas

• Melakukan koordinasi dengan supplier terkait:

  • Harga barang.

  • Spesifikasi produk.

  • Lead time produksi.

  • Jadwal pengiriman.

  • Term pembayaran.

• Melakukan follow up pesanan kepada supplier.

• Menjaga hubungan kerja yang baik dengan supplier luar negeri.

• Melaporkan kendala supplier kepada atasan.

C. Monitoring Shipment Import

• Memantau proses produksi dan jadwal pengiriman barang.

• Melakukan monitoring status shipment:

  • ETD (Estimated Time Departure).

  • ETA (Estimated Time Arrival).

• Berkoordinasi dengan forwarder terkait proses pengiriman.

• Memastikan barang tiba sesuai jadwal yang telah ditentukan.

• Membuat laporan status outstanding PO dan shipment.

D. Pengelolaan Dokumen Import

• Memastikan kelengkapan dokumen import:

  • Commercial Invoice.

  • Packing List.

  • Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB).

  • Certificate of Origin (COO) apabila diperlukan.

  • Dokumen pendukung lainnya.

• Memeriksa kesesuaian dokumen dengan PO dan kebutuhan import.

• Berkoordinasi dengan PPJK/forwarder untuk proses customs clearance.

• Mengarsipkan dokumen import sesuai prosedur perusahaan.

E. Koordinasi Internal

• Berkoordinasi dengan departemen terkait:

  • Purchasing.

  • Planning.

  • Warehouse.

  • Production.

  • Finance.

  • Accounting.

• Memberikan informasi terkait status kedatangan barang.

• Membantu penyelesaian masalah terkait keterlambatan atau ketidaksesuaian barang.

F. Cost Control

• Membantu monitoring biaya pembelian import.

• Melakukan pengecekan kesesuaian harga dan biaya pendukung import.

• Membantu pengumpulan data biaya freight, handling, dan biaya import lainnya.

• Melaporkan potensi kenaikan biaya kepada atasan.

G. Administrasi & Dokumentasi

• Mengelola dokumen purchasing import:

  • Purchase Request (PR).

  • Quotation.

  • Purchase Order (PO).

  • Invoice.

  • Shipping Document.

  • Dokumen customs.

• Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.

Menjaga kerahasiaan informasi pembelian perusahaan