Project Administration & Marketing Support Officer

WE ARE HIRING

PROJECT ADMINISTRATION & MARKETING SUPPORT OFFICER

PT. BERKAT CITRANI MITRA SEJATI (BCMS)

PERHATIAN SEBELUM MELAMAR!

Jika tidak memiliki jiwa kerja yang kuat, tidak siap menghadapi tekanan, target, deadline, kritik dan evaluasi, mohon untuk tidak melamar. Kami mencari pribadi yang tangguh, disiplin, bertanggung jawab, dan tidak mudah menyerah saat menghadapi tantangan.

BCMS BUKAN UNTUK SEMUA ORANG.

TENTANG PERUSAHAAN

PT. Berkat Citrani Mitra Sejati (BCMS) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Hospital Engineering, Medical Gas & Vacuum System, Healthcare Infrastructure, dan Integrated Hospital Technology.

Kami menyediakan berbagai solusi sistem dan infrastruktur rumah sakit, meliputi:

• Medical Gas & Vacuum System

• Oxygen Generator PSA System

• Medical Compressed Air System

• Nurse Call & Code Blue System

• Pneumatic Tube System

• Modular Operating Theatre (MOT)

• Hermetic Door & Hospital Door System

• Fire Curtain System

• Hospital Interior & Supporting Infrastructure

Seiring dengan berkembangnya kegiatan operasional, penjualan, dan proyek BCMS di berbagai wilayah Indonesia, kami membuka kesempatan bagi individu yang memiliki kemampuan administrasi, koordinasi, monitoring, dan komunikasi yang kuat untuk bergabung dalam posisi:

PROJECT ADMINISTRATION & MARKETING SUPPORT OFFICER

I. TUJUAN JABATAN

Bertanggung jawab mendukung kelancaran seluruh proses administrasi proyek dan kegiatan pemasaran, mulai dari penerimaan permintaan pelanggan, penyusunan penawaran, monitoring dokumen, koordinasi pemesanan barang, pengiriman, progres pekerjaan, hingga kelengkapan administrasi penagihan dan serah terima.

Posisi ini memiliki peranan penting sebagai penghubung antara tim Marketing, Project, Engineering, Purchasing, Warehouse, Finance, dan pelanggan.

Kami mencari kandidat yang mampu mengendalikan pekerjaan secara administratif, bukan hanya mencatat dan menunggu instruksi.

II. KUALIFIKASI UMUM

1. Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, Teknik Sipil, atau jurusan relevan.

2. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang Project Administration, Sales Administration, Marketing Support, Project Control, atau posisi sejenis.

3. Diutamakan memiliki pengalaman pada perusahaan kontraktor, MEP, engineering, supplier alat kesehatan, distributor, atau proyek pembangunan rumah sakit.

4. Menguasai Microsoft Excel, Word, PowerPoint, email bisnis, dan pengelolaan dokumen digital.

5. Mampu menyusun laporan administrasi, monitoring pekerjaan, dan rekapitulasi data dengan rapi dan akurat.

6. Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik serta profesional.

7. Terbiasa bekerja dengan beberapa pekerjaan dan tenggat waktu secara bersamaan.

8. Memiliki kemampuan analisis sederhana, pengaturan prioritas, dan penyelesaian masalah.

9. Teliti dalam memeriksa angka, harga, kuantitas, spesifikasi, tanggal, dan kelengkapan dokumen.

10. Memiliki integritas, kedisiplinan, tanggung jawab, serta kemauan belajar yang tinggi.

11. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

12. Bersedia mengikuti sistem kerja, SOP, dan evaluasi kinerja perusahaan.

13. Bersedia ditempatkan secara penuh di kantor BCMS, Jatimakmur, Bekasi.

14. Diutamakan dapat bergabung maksimal 14 hari setelah dinyatakan diterima.

III. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. ADMINISTRASI PROJECT

1. Menyiapkan, memeriksa, dan mengelola seluruh dokumen administrasi proyek sejak tahap awal hingga penyelesaian.

2. Membuat dan memperbarui daftar proyek aktif beserta informasi pelanggan, lokasi, nomor kontrak, nilai pekerjaan, jadwal, dan PIC terkait.

3. Mengelola dokumen Purchase Order (PO), Surat Perintah Kerja (SPK), kontrak, dokumen teknis, serta korespondensi proyek.

4. Membantu penyusunan dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan, termasuk surat tugas, surat jalan, dan permintaan material.

5. Membuat monitoring jadwal proyek berdasarkan target yang ditetapkan Project Manager atau penanggung jawab proyek.

6. Mengumpulkan dan merekap laporan progres pekerjaan dari tim lapangan.

7. Memantau kelengkapan dokumen pendukung progres pekerjaan dan termin penagihan.

8. Membantu penyiapan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST), berita acara progres, dan dokumen penutupan proyek.

9. Mengidentifikasi pekerjaan atau dokumen yang tertunda dan melakukan follow-up kepada PIC terkait.

10. Memastikan dokumen proyek tersimpan secara terstruktur, aman, dan mudah ditelusuri.

B. MARKETING & SALES ADMINISTRATION

1. Menerima dan mencatat permintaan penawaran harga dari pelanggan.

2. Membantu tim Marketing menyiapkan quotation, proposal komersial, dan dokumen administrasi penawaran.

3. Memastikan kesesuaian data penawaran, termasuk nama produk, tipe, spesifikasi, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan estimasi pengiriman.

4. Mengelola database pelanggan, rumah sakit, kontraktor, konsultan, distributor, dan calon mitra bisnis.

5. Melakukan follow-up penawaran yang telah dikirim sesuai arahan tim Marketing.

6. Memantau status penawaran mulai dari inquiry, quotation, negosiasi, PO, hingga realisasi penjualan.

7. Membuat rekapitulasi penawaran berdasarkan pelanggan, proyek, nilai, tanggal, dan status tindak lanjut.

8. Membantu menyiapkan katalog, company profile, brosur, sertifikat, surat dukungan, dan dokumen administrasi tender.

9. Menyiapkan dokumen pendukung kegiatan presentasi, pertemuan pelanggan, pameran, dan kegiatan pemasaran lainnya.

10. Membuat laporan penawaran dan aktivitas Marketing secara berkala.

C. ORDER PROCESSING & DELIVERY MONITORING

1. Memeriksa kelengkapan dokumen pesanan pelanggan sebelum diteruskan ke departemen terkait.

2. Memastikan kesesuaian antara PO pelanggan, penawaran yang disetujui, serta dokumen internal.

3. Berkoordinasi dengan Purchasing mengenai status pemesanan dan estimasi kedatangan barang.

4. Berkoordinasi dengan Warehouse mengenai kesiapan material dan jadwal pengiriman.

5. Membuat rekapitulasi outstanding order dan outstanding delivery.

6. Melakukan follow-up terhadap barang yang belum tersedia atau belum dikirim.

7. Memantau dokumen surat jalan, bukti pengiriman, dan tanda terima pelanggan.

8. Menginformasikan potensi keterlambatan kepada PIC dan atasan sebelum berdampak pada jadwal proyek.

9. Membantu penyelesaian perbedaan data administrasi antara pesanan, pengiriman, dan penerimaan barang.

D. BILLING & DOCUMENT CONTROL SUPPORT

1. Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung penagihan berdasarkan ketentuan kontrak atau PO.

2. Berkoordinasi dengan Finance terkait kesiapan invoice, faktur pajak, dan dokumen pendukung lainnya.

3. Memantau jadwal termin pembayaran sesuai dokumen kontrak.

4. Membuat daftar tagihan yang siap diproses dan dokumen yang masih belum lengkap.

5. Membantu menindaklanjuti kekurangan dokumen administrasi yang menghambat proses penagihan.

6. Melakukan pencocokan data nilai PO, progres pekerjaan, BAST, dan dokumen pendukung sebelum diserahkan kepada Finance.

7. Menjaga kerahasiaan informasi harga, kontrak, pelanggan, dan dokumen perusahaan.

Posisi ini mendukung kelengkapan administrasi penagihan, sedangkan penerbitan dokumen keuangan dan pencatatan akuntansi tetap menjadi kewenangan Finance.

E. COORDINATION, MONITORING & REPORTING

1. Menjadi penghubung administratif antara departemen Marketing, Engineering, Project, Purchasing, Warehouse, dan Finance.

2. Mengikuti rapat koordinasi sesuai kebutuhan serta membuat Minutes of Meeting (MOM).

3. Menyusun daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti berdasarkan hasil rapat.

4. Memastikan setiap pekerjaan memiliki PIC, target penyelesaian, dan status yang jelas.

5. Melakukan pengingat serta follow-up terhadap pekerjaan yang mendekati atau melewati tenggat waktu.

6. Menyampaikan kendala dan potensi risiko kepada atasan secara tepat waktu.

7. Membuat laporan aktivitas harian, laporan outstanding mingguan, dan rekapitulasi bulanan.

8. Memastikan informasi yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan dokumen dan konfirmasi PIC terkait.

IV. KEMAMPUAN TEKNIS YANG WAJIB DIMILIKI

Microsoft Excel

• VLOOKUP/XLOOKUP atau fungsi pencarian data sejenis.

• IF, SUMIF/SUMIFS, COUNTIF/COUNTIFS.

• Filter, sorting, dan conditional formatting.

• Pivot Table untuk rekapitulasi data.

• Pembuatan monitoring proyek, order, dan penawaran.

Microsoft Word

• Penyusunan surat bisnis formal.

• Format quotation dan dokumen administrasi.

• Pengaturan tabel dan dokumen.

• Penomoran serta pengarsipan surat.

Administrasi & Document Control

• Filing dan penamaan dokumen secara sistematis.

• Pengelolaan folder digital.

• Version control dokumen.

• Penyusunan tracker dan daftar outstanding.

• Korespondensi melalui email dan WhatsApp bisnis secara profesional.

Nilai tambah:

• Menguasai Google Sheets atau sistem Accurate.

• Memahami dasar proses tender dan administrasi pengadaan.

• Memahami istilah BOQ, RAB, PO, SPK, BAST, delivery order, dan invoice.

• Mampu membaca gambar teknis atau daftar spesifikasi produk secara dasar.

• Memiliki kemampuan bahasa Inggris tertulis untuk korespondensi sederhana.

V. KARAKTER KANDIDAT YANG KAMI CARI

1. Strong Follow-Up

Tidak berhenti hanya karena email atau pesan sudah dikirim. Kandidat harus mampu memastikan terdapat respons, kejelasan status, dan tindak lanjut.

2. Sense of Urgency

Memahami bahwa keterlambatan satu dokumen, satu informasi, atau satu pengiriman dapat berdampak terhadap kelancaran proyek.

3. Detail Oriented

Mampu menemukan ketidaksesuaian pada jumlah barang, tipe produk, harga, nomor dokumen, dan informasi lainnya.

4. Ownership & Accountability

Memiliki rasa tanggung jawab untuk memastikan pekerjaan yang dipercayakan dipantau hingga selesai.

5. Proactive Problem Solver

Tidak hanya menyampaikan adanya masalah, tetapi juga membantu mengidentifikasi penyebab dan alternatif penyelesaiannya.

6. Organized & Systematic

Terbiasa membuat daftar prioritas, jadwal tindak lanjut, sistem pengarsipan, dan laporan yang mudah dipahami.

7. Professional Communication

Mampu berkomunikasi dengan pelanggan, atasan, rekan kerja, dan pihak eksternal secara sopan, jelas, tegas, dan profesional.

8. Integrity & Confidentiality

Menjaga kejujuran, keakuratan laporan, serta kerahasiaan seluruh informasi perusahaan.

VI. KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

Kinerja akan dievaluasi berdasarkan indikator berikut:

1. Ketepatan dan kelengkapan administrasi proyek.

2. Akurasi dokumen penawaran dan pesanan pelanggan.

3. Ketepatan waktu pembuatan serta pembaruan laporan.

4. Kecepatan dan konsistensi follow-up pekerjaan.

5. Keteraturan pengarsipan dokumen.

6. Akurasi monitoring outstanding order dan delivery.

7. Kelengkapan administrasi pendukung penagihan.

8. Kemampuan koordinasi lintas departemen.

9. Penyelesaian tugas sesuai tenggat waktu.

10. Kepatuhan terhadap SOP, kedisiplinan, dan tanggung jawab kerja.

VII. TAHAPAN SELEKSI

Tahap 1 – Seleksi Administrasi

Tahap 2 – Psikotest

Tahap 3 – Interview HR & User

Tahap 4 - Kesehatan

PT. BERKAT CITRANI MITRA SEJATI

Built by Process. Proven by Results.