General Affairs Supervisor

Tanggung jawab

• Memimpin, mengawasi, dan mengarahkan seluruh aktivitas General Affairs untuk memastikan operasional perusahaan berjalan efektif dan efisien.
• Mengawasi dan memastikan pengelolaan pembayaran rutin, aset, fasilitas, kendaraan operasional, perizinan, perpanjangan, pemeliharaan, serta dokumen legal perusahaan berjalan sesuai ketentuan.
• Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap administrasi, pengarsipan, dan dokumentasi General Affairs agar terdokumentasi dengan rapi, lengkap, dan mudah ditelusuri.
• Menggunakan sistem/aplikasi administrasi, aset, fasilitas, perizinan, dan pelaporan secara optimal untuk meningkatkan akurasi data, kecepatan monitoring, serta kemudahan penelusuran dokumen.
• Memberikan feedback terhadap kendala sistem, prosedur, atau alur kerja General Affairs serta mengusulkan perbaikan agar pekerjaan lebih mudah, efektif, dan efisien.
• Mengelola hubungan kerja sama dengan vendor, supplier, kontraktor, ekspedisi, dan instansi pemerintah terkait, termasuk melakukan negosiasi untuk memperoleh kualitas layanan dan biaya yang optimal.
• Mengembangkan kemampuan anggota tim melalui pembagian tugas, pengarahan, coaching, monitoring, evaluasi, dan pemberian feedback secara berkala.
• Berkoordinasi secara aktif dengan departemen/divisi lain untuk memahami kebutuhan operasional, menyelesaikan hambatan, dan memastikan layanan GA mendukung kegiatan perusahaan.
• Mengidentifikasi akar permasalahan dari keluhan atau kendala operasional, bukan hanya menangani gejala yang tampak, serta menyusun solusi yang tepat dan berkelanjutan.
• Menyusun laporan berkala terkait aktivitas General Affairs, penggunaan anggaran, pengelolaan aset, serta status perizinan perusahaan kepada manajemen.

Persyaratan

• Pendidikan minimal S1 semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Hukum, Teknik Industri, atau jurusan terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 5 tahun di bidang General Affairs, Facility Management, atau Operational Support, dengan minimal 2 tahun pengalaman sebagai Supervisor atau Koordinator tim.
• Memahami secara mendalam pengelolaan aset perusahaan, perizinan usaha dan gedung, administrasi operasional, serta pengelolaan fasilitas kantor termasuk kendaraan operasional.
• Memiliki pengalaman dalam mengelola vendor, melakukan negosiasi kontrak, dan berkoordinasi dengan instansi pemerintah maupun pihak eksternal.
• Menguasai Microsoft Office (Excel, Word, dan PowerPoint), serta terbiasa menggunakan sistem/aplikasi administrasi, aset, fasilitas, dan pelaporan.
• Memiliki leadership yang kuat dalam mengarahkan, membagi tugas, mengawasi, mengevaluasi, dan mengembangkan anggota tim, serta tidak memiliki pola kerja yang hanya mengandalkan kemampuan individu.
• Terbiasa menggunakan sistem/aplikasi kerja sebagai alat monitoring, kontrol, pelaporan, evaluasi kinerja tim, dan dasar pemberian masukan untuk perbaikan proses kerja.
• Mampu mengevaluasi pola kesalahan, hambatan koordinasi, dan kendala operasional sampai ke akar penyebabnya, serta memberikan rekomendasi perbaikan sistem, prosedur, maupun cara kerja.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, negosiasi, pengambilan keputusan, dan pengelolaan prioritas yang baik.
• Teliti, disiplin, berintegritas tinggi, proaktif, serta mampu bekerja di bawah tekanan dan menangani beberapa prioritas pekerjaan secara bersamaan.
• Memiliki SIM A/C menjadi nilai tambah.