Admin Operational (MEP)

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Pengelolaan Data Maintenance Freezer di POS

•        Membuat dan memperbarui database freezer di setiap POS/outlet mitra (nama outlet, alamat, nomor aset, tipe/merek freezer, dan kondisi unit).

•        Mencatat riwayat (historical) maintenance setiap freezer: tanggal maintenance terakhir, jenis pekerjaan, teknisi yang menangani, serta temuan di lapangan.

•        Menyusun jadwal preventive maintenance berikutnya dan memberikan pengingat kepada tim MEP sebelum jadwal jatuh tempo.

B. Penanganan Kebutuhan Urgent

•        Menerima dan mencatat laporan kerusakan atau kebutuhan maintenance mendesak dari POS/outlet.

•        Menghubungi dan menugaskan staf MEP untuk penanganan maintenance rutin maupun kondisi urgent.

•        Memantau progres pekerjaan hingga selesai dan mengonfirmasi hasilnya kepada pihak POS.

C. Penjadwalan Kunjungan Lapangan

•        Membuat jadwal kunjungan (visit) tim MEP ke POS/outlet, baik untuk maintenance rutin maupun penanganan urgent.

•        Mengatur rute dan pembagian tugas teknisi agar kunjungan berjalan efektif dan efisien.

•        Mengumpulkan laporan hasil kunjungan (work order, berita acara, foto sebelum dan sesudah pekerjaan).

D. Pencatatan Tools MEP & Pengadaan Barang

•        Mencatat dan mengelola data tools serta peralatan yang digunakan untuk maintenance (jumlah, kondisi, peminjaman, dan pengembalian).

•        Membuat Item Requisition di sistem Accurate untuk kebutuhan tools, spare part, dan material MEP.

•        Menyusun Purchase Request (PR) kebutuhan MEP bersama Leader MEP dan memastikan setiap PR telah ditandatangani oleh Leader MEP sebelum diajukan.

•        Memantau status PR hingga barang diterima.

E. Pengelolaan Petty Cash & Budget Perjalanan

•        Mengajukan petty cash untuk kebutuhan operasional MEP, seperti bahan bakar (bensin) tim MEP dan kebutuhan kecil lainnya.

•        Menyusun budget perjalanan dinas tim MEP ke luar kota (transportasi, akomodasi, uang makan, dan biaya lainnya).

•        Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran (nota, kuitansi, struk) dan melakukan clearance/pertanggungjawaban petty cash maupun biaya perjalanan dinas tepat waktu.

F. Pengelolaan Gudang Operasional

•        Bertanggung jawab atas gudang operasional MEP, termasuk kerapian dan keamanan barang.

•        Mencatat kartu stok untuk setiap barang yang masuk dan keluar gudang.

•        Membuat dokumen pengeluaran/penerimaan barang melalui sistem Accurate.

•        Melaksanakan stock opname setiap bulan dan melaporkan selisih stok (jika ada) kepada atasan.

G. Pelaporan

•        Menyusun laporan berkala (mingguan/bulanan) mengenai status maintenance POS, pekerjaan urgent, penggunaan petty cash, biaya perjalanan, serta hasil stock opname.

•        Membantu administrasi maintenance internal (gedung, mesin produksi es krim, dan instalasi listrik) sesuai arahan Leader MEP.

Kualifikasi

Persyaratan Utama

•        Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan jurusan Teknik, Manajemen, Akuntansi, atau Administrasi.

•        Pengalaman minimal 1 tahun sebagai admin maintenance, admin teknik, admin gudang, atau posisi sejenis.

•        Terbiasa menggunakan sistem Accurate, khususnya untuk Item Requisition dan dokumen persediaan.

•        Mahir Microsoft Excel (VLOOKUP, pivot table, pengolahan data) dan Microsoft Word.

•        Memahami proses administrasi Purchase Request (PR), petty cash, dan clearance biaya.

•        Memahami pengelolaan kartu stok dan stock opname.