Admin Operasional

1. Administrasi dan Pengarsipan Dokumen

• Mengelola, menyusun, dan mengarsipkan dokumen pengiriman, seperti surat jalan, resi, tanda terima, dan dokumen pendukung lainnya.

• Melakukan scan, print, fotokopi, serta penyimpanan dokumen fisik dan digital.

• Memastikan dokumen pengiriman lengkap, rapi, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

• Memeriksa kelengkapan bukti pengiriman atau Proof of Delivery (POD), termasuk tanda tangan dan stempel penerima jika diperlukan.

2. Pengolahan Data dan Microsoft Excel

• Menginput dan memperbarui data pengiriman, data pelanggan, data sopir, serta data kendaraan.

• Mengelola file Microsoft Excel untuk pencatatan pengiriman, biaya operasional, uang jalan, dan laporan kegiatan harian.

• Membuat rekapitulasi pengiriman, status barang, biaya operasional, dan bukti pengiriman.

• Memastikan data yang diinput akurat, lengkap, dan sesuai dengan dokumen pendukung.

3. Pemantauan Operasional Sopir

• Memantau aktivitas sopir mulai dari persiapan keberangkatan, proses pickup, perjalanan, bongkar muat, hingga pengiriman selesai.

• Berkomunikasi dengan sopir untuk memperoleh pembaruan posisi kendaraan dan status pengiriman.

• Memastikan sopir melaporkan kendala operasional, keterlambatan, kerusakan barang, atau masalah selama perjalanan.

• Mencatat waktu keberangkatan, kedatangan, pickup, dan penyelesaian pengiriman.

• Berkoordinasi dengan sopir, pelanggan, dan tim terkait untuk membantu penyelesaian kendala pengiriman.

4. Administrasi Biaya Operasional

• Mencatat dan merekap uang jalan sopir, biaya tol, parkir, bongkar muat, bahan bakar, serta biaya operasional lainnya.

• Mengumpulkan dan memeriksa bukti pengeluaran operasional.

• Membantu proses pertanggungjawaban uang jalan dan pencocokan biaya dengan laporan sopir.

• Melaporkan selisih biaya atau pengeluaran yang tidak disertai bukti kepada atasan.

5. Koordinasi Pengiriman

• Berkoordinasi dengan tim operasional untuk memastikan kesiapan kendaraan, sopir, dokumen, dan jadwal pengiriman.

• Memastikan informasi alamat pickup, alamat tujuan, kontak penerima, dan instruksi pengiriman tercatat dengan benar.

• Memantau status barang yang belum terkirim, belum dibongkar, atau belum memiliki bukti penerimaan.

• Membantu koordinasi apabila terjadi perubahan jadwal, penambahan muatan, atau kendala di lokasi pelanggan.

6. Pelaporan dan Tugas Administratif Lainnya

• Membuat laporan operasional harian dan rekapitulasi pengiriman.

• Memperbarui daftar pengiriman yang masih berjalan, selesai, tertunda, atau bermasalah.

• Menyampaikan laporan dan kendala operasional kepada atasan secara berkala.

• Menjaga kerahasiaan data pelanggan, dokumen perusahaan, dan informasi pengiriman.

• Melaksanakan tugas administrasi dan operasional lainnya sesuai arahan atasan.