Admin Invoicing

1. Kualifikasi / Persyaratan

• Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi, Akuntansi, Manajemen, atau bidang terkait.

• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi invoicing, billing, atau administrasi keuangan menjadi nilai tambah.

• Memahami proses pembuatan invoice, faktur penagihan, dan dokumen pendukung transaksi.

• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel.

• Teliti, rapi, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi serta pengarsipan dokumen yang baik.

• Mampu melakukan pengecekan data transaksi, nominal tagihan, dan kelengkapan dokumen.

• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun pelanggan.

• Mampu bekerja sesuai tenggat waktu dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan.

• Jujur, disiplin, bertanggung jawab, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

2. Tanggung Jawab Pekerjaan

• Membuat, memeriksa, dan menerbitkan invoice berdasarkan transaksi atau layanan yang telah dilaksanakan.

• Memastikan kesesuaian invoice dengan Purchase Order (PO), Surat Jalan, Berita Acara, Delivery Order, atau dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

• Melakukan verifikasi data pelanggan, nomor invoice, tanggal penerbitan, nominal tagihan, serta termin pembayaran.

• Memastikan seluruh dokumen penagihan lengkap, akurat, dan sesuai dengan prosedur perusahaan.

• Melakukan pencatatan dan pengarsipan invoice secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

• Mengirimkan invoice kepada pelanggan sesuai prosedur dan jadwal yang telah ditentukan.

• Melakukan pemantauan status invoice, termasuk invoice yang belum dibayar, jatuh tempo, atau memerlukan revisi.

• Berkoordinasi dengan bagian Finance, Accounting, Operasional, Sales, dan pelanggan terkait proses penagihan.

• Membuat laporan penerbitan invoice, rekapitulasi tagihan, serta laporan administrasi penagihan secara berkala.

• Melakukan tindak lanjut atas invoice yang belum diterima, belum diproses, atau mengalami kendala administrasi.

• Memastikan seluruh proses invoicing berjalan sesuai SOP dan mendukung kelancaran arus kas perusahaan.