Account Payable & Cost Control

Requirement:

• Memahami proses end-to-end Account Payable dan payment processing.

• Mampu memvalidasi dokumen pembayaran, COA/nature account, dan ketersediaan budget.

• Memahami budget monitoring, budget vs. actual, dan analisis realisasi anggaran.

• Memahami AP Aging, accrued expense, serta PO/commitment vs. incurred expense.

• Mampu melakukan input BILL melalui ERP dan menyusun laporan OPEX per project.

• Menguasai Microsoft Excel untuk pengolahan, analisis, dan rekonsiliasi data.

• Memahami dasar PPh dan PPN.

• Berpengalaman menggunakan HashMicro, HashCore, atau ERP sejenis.

• Berpengalaman dalam budget control lintas divisi, project cost monitoring, dan audit support.

• Mampu membuat dashboard atau laporan analitis.

• Teliti, berintegritas, dan konsisten menjalankan kontrol transaksi.

• Disiplin terhadap deadline, due date, dan cut-off & Memiliki ownership, kemampuan follow-up, dan manajemen prioritas yang baik.

• Komunikatif dan mampu berkoordinasi lintas divisi.

• Terorganisir serta mampu bekerja mandiri dengan supervisi minimal.

Job Description:

1. Payment Processing & Cost Control

• Memverifikasi kelengkapan dokumen pembayaran, approval, kesesuaian COA, dan ketersediaan budget untuk Payment Request, Cash Advance/VA Debit, Reimbursement, dan Corporate Credit Card Settlement.

• Mengelola proses pembayaran, meliputi penjadwalan berdasarkan due date, koordinasi tax check/PPh dengan Tax, penyusunan bulk payment, pengajuan approval Manager FAT dan BOD, serta penyerahan dokumen kepada Finance & Treasury.

• Melakukan pencatatan penerimaan, scanning, dan pengarsipan dokumen pembayaran.

2. Budget Monitoring

• Menginput transaksi yang telah disetujui ke breakdown budget serta memastikan kesesuaiannya dengan budget report.

• Menyusun dan mendistribusikan monthly budget report yang mencakup budget, actual, remaining budget, dan utilization, termasuk analisis potensi over budget dan early warning kepada divisi terkait.

3. Account Payable & Reporting

• Melakukan input BILL harian melalui ERP dan berkoordinasi untuk proses approval.

• Memvalidasi accrued expense berdasarkan PO yang belum sepenuhnya tercatat sebagai BILL serta berkoordinasi dengan Accounting terkait actual dan penyelesaian accrual.

• Menyusun AP Aging bulanan, rekap OPEX per project berdasarkan Journal Items, serta mempresentasikan monthly report.

4. Audit Support

• Menyiapkan dokumen pendukung Internal dan External Audit serta menjaga kelengkapan audit trail.

• Mengelola konfirmasi utang vendor, mulai dari penyiapan surat, pengajuan tanda tangan Manager FAT, pengiriman, hingga follow-up respons vendor.